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Trilha de Valor #19: Planejamento
Tempo de leitura: 12 minutos
Olá,
Depois de uma edição feita para falar do período que passou, o foco do envio de hoje é falar sobre o que nos espera. Temos um ano inteiro pela frente e, só de reconhecer isso, já sinto que dei o primeiro passo para ter um bom 2022.
Agora que as promessas foram feitas, está na hora de organizar e executar, um mês de cada vez.
Dito isso, espero que a edição de hoje te ajude a estar mais presente e focado no dia a dia.
Abraço,
Ingrid Machado
Nesta edição
🗒️ Organização pessoal: Usando um planner
🔁 Falando sobre agilidade: Restrição tripla
👥 Sobre gestão: Escuta ativa
📚 Lista de leitura
💻 Últimos posts do blog
Organização pessoal: Usando um planner
Seção para reforçar o meu compromisso de manter a minha própria organização.
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Se tem algo que eu tento usar todos os anos e desisto rapidamente é o planner. Mas, no ano passado, eu consegui manter o uso de um planner permanente por bastante tempo.
Quando penso no período que usei com disciplina, vejo que escrevi e publiquei vários posts no blog, enviei as edições da newsletter com os melhores feedbacks, bordei todos os finais de semana e quase não mexi no celular.
Mas, quando penso no período em que nem me lembrava que ele existia, a Trilha de Valor geralmente era finalizada menos de uma hora antes do horário de envio e confesso que nem eu ficava tão satisfeita com o resultado.
Como sempre digo, eu sei como me organizar e o meu sucesso só depende de mim. Só que é aí que tá o problema. A não ser que você seja daquelas pessoas que enfeitam cada página do planner e tem um kit enorme para personalizar e acompanhar cada hábito, eu aposto que você não deve pensar em planejamento semanal com um sorriso no rosto. Eu sou assim na maioria das vezes. Sei que é bom fazer, mas não acordo pensando nas maravilhas de se planejar uma semana.
Mas ok, a questão aqui é compartilhar o que dá certo para a minha organização pessoal e o planner funciona.
O que eu tenho feito é incluir registros mensalmente e semanalmente:
Mensalmente: incluo no calendário do próximo mês os principais compromissos
Semanalmente: todo domingo faço o planejamento da semana seguinte, na visão de calendário semanal
E, para acompanhar o andamento, dou uma lida nas tarefas do dia pela manhã, já pensando em quais momentos do dia vou conseguir fazer cada uma delas. Todas as noites, antes de dormir, reviso os itens e marco com caneta marca texto as atividades concluídas.
Esse ritual de marcar a conclusão das atividades de uma vez só me dá uma sensação de sucesso muito boa, quando consigo concluir tudo. E, quando falta alguma coisa, incluo mais um passo que é passar as atividades pendentes para os outros dias da semana.
Usando essa organização, eu consigo fazer várias coisas durante a semana sem sentir que não estou dando conta. E essa era uma sensação que eu tinha frequentemente quando tentava me lembrar de tudo, sem registrar as minhas tarefas em algum lugar. Sinto que consigo aproveitar bem melhor os meus dias e aproveitar melhor o meu final de semana para descansar quando mantenho essa rotina.
O desafio agora é conseguir manter essa disciplina até o final do ano. E, como essa seção existe para manter o meu compromisso com a minha própria organização, vou enviar na primeira edição de cada mês como foi o uso do planner no mês anterior.
Sobre uso do planner no mês de janeiro: consegui usar o planner todos os dias. Senti que fez diferença naqueles momentos em que quero desistir de todas as tarefas da semana, quando não consigo concluir uma delas. Também consegui visualizar tarefas que eu adiava constantemente e quais eu deveria ter incluído no planner para não perder de vista.
No planejamento mensal, tinha colocado alguns cursos para fazer e achei a quantidade bem satisfatória. Porém, conforme as semanas foram passando, percebi que me comprometo com muitas coisas novas e vou perdendo o controle. Sem estar escrito no papel eu provavelmente nem notaria esse comportamento.
Domingo à noite virou um momento para desacelerar e pensar na semana seguinte, sem aquela ansiedade por causa da segunda-feira batendo muito forte. De forma geral, ter feito o uso constante do planner foi muito positivo.
Falando sobre agilidade: Restrição tripla
Uma seção para falar de agilidade, misturando teoria, prática e muitos questionamentos.
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Semana passada, enfrentei uma situação que, num primeiro momento, parecia que iria implodir o time: uma mudança na equipe estava prestes a acontecer e precisávamos lidar com o trabalho pendente. Mas bastou uma boa noite de sono e lembrar do livro que estou lendo sobre agilidade para conseguir propor uma solução.
O livro em questão é o “Desenvolvimento ágil limpo” do Robert C. Martin.
Já no primeiro capítulo, ele fala sobre duas verdades inconvenientes sobre a agilidade:
A metodologia ágil é saber, o mais cedo possível, o quanto estamos ferrados
Muitas técnicas de gestão de desenvolvimento de software não funcionam por falta de compreensão da lógica que restringe todos os projetos desse tipo
A primeira afirmação é importante porque é através de informações que um projeto pode ser gerenciado da melhor forma possível. A agilidade gera muitos dados e devemos tomar nossas decisões baseadas neles.
Por consequência, esses dados devem ser os mais transparentes possíveis, mesmo quando mostram algo que não nos agrada. Mas essa é uma discussão que posso trazer em uma edição futura.
A segunda afirmação se baseia na restrição tripla de gerenciamento de projetos:
Um projeto pode ser bom, rápido, barato ou concluído: escolha somente 3.
Essa definição simplista não define a realidade, já que esses 4 atributos possuem coeficientes e vamos gerenciando o trabalho de forma que trocas sejam feitas, mas nenhum atributo seja sacrificado.
Essa gestão mais realista pode ser feita de 4 formas:
Mudanças no cronograma
Mudanças na equipe
Mudanças na qualidade
Mudanças no escopo
Mudanças no cronograma
Basicamente, informamos aos stakeholders que não vai ser possível atender à data acordada inicialmente. Por mais frustrante que seja, é bom lembrar do que escrevi anteriormente: agilidade é saber que estamos encrencados o mais cedo possível.
Mudanças no cronogramas costumam ser especialmente difíceis quando existe algum nível de divulgação. Seja a campanha de lançamento de algum produto ou a promessa de alguma funcionalidade para potenciais clientes.
Manter um alto grau de alinhamento entre as áreas ajuda a manter as previsões realistas e os problemas com boa visibilidade. O que é o básico, na minha opinião, para não destruir um projeto com bom potencial.
Mudanças na equipe
Alguém pode sugerir a ideia de adicionar uma pessoa nova ao time. O que não é ilógico, principalmente quando alguém está saindo.
Mas achar que essa sugestão vai acelerar o trabalho do time é uma ilusão e a explicação é muito simples: ninguém entra em um time preparado para performar. Por mais que a pessoa conheça do negócio ou do produto, ela certamente não conhece os detalhes do desenvolvimento e do formato de trabalho. Ou seja, sempre é necessário um tempo para receber o novo integrante e esse tempo será de alguém que já estava com uma boa performance no time.
Essa explicação é apoiada pela Lei de Brooks, que diz que adicionar pessoas a um projeto de software atrasado resulta em um atraso ainda maior.
Devemos também considerar o custo que é adicionar uma nova pessoa na equipe, além desse tempo de capacitação. Por isso, esse é um dos atributos que costuma permanecer constante por um bom tempo.
Mudanças na qualidade
Diminuir os testes, focar no prazo de entrega e ignorar a revisão de código pode até parecer acelerar o desenvolvimento no início. O problema é que cada decisão que leva à redução da qualidade cobra um preço no futuro. Um preço tão grande que não vale a pena sacrificar esse atributo por pequenos ganhos no presente.
Obviamente, podemos escolher trabalhar com menos qualidade. O problema será resolvido, a entrega será feita e o cliente estará provavelmente satisfeito. Mas, no futuro, entenda quando o produto não puder ser escalado ou quando as pessoas da equipe desistirem de trabalhar no mesmo lugar porque não fazem mais nada além de corrigir bugs.
Dentre os quatro atributos, esse é um bom para se considerar como prioritário durante todo o tempo do projeto.
Mudanças no escopo
Por mais que os stakeholders não estejam dispostos a mudar o cronograma, que o gestor entenda que não adianta fazer adições na equipe e que o time mantenha o nível esperado de qualidade, o que sobra para mudar também não agrada.
A decisão de mudar o escopo pode ser custosa e a negociação pode ser difícil. Mas, como mencionado anteriormente, a agilidade gera dados. E são esses dados que vão suportar a decisão de priorizar algumas funcionalidades ao invés de outras.
Ainda com a ideia de que a agilidade nos mostra o que há de errado, o que nos resta é entender o que pode ser sacrificado para que alguma entrega de valor seja feita.
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No meu caso em específico, cheguei à conclusão de que diminuir o escopo de trabalho do time é a melhor solução. Acordos para mudar o cronograma de outras entregas também são necessários, mas a qualidade vai se manter.
Acredito que pensar em todas as restrições me ajudou a ter um pensamento mais prático para a resolução do problema. Estar em um ambiente onde as pessoas entendem que não podemos abraçar todas as coisas que surgem também contribui. Mas o mais importante e o que tiro de maior lição do trabalho feito nos últimos dias é que só podemos chegar em qualquer conclusão plausível quando analisamos a situação como um todo.
E, por mais que eu queira terminar o livro, porque sei que tenho muita coisa para aprender com ele, parece impossível ler um capítulo e não ir atrás das fontes e definições citadas. Mas vou tentar me esforçar para finalizar e quem sabe deixar o meu dia a dia ainda mais tranquilo quando eu enfrentar novos desafios que a agilidade já sabe bem como resolver.
Sobre gestão: Escuta ativa
Uma seção para compartilhar as minhas descobertas a respeito da gestão de pessoas. As referências usadas na seção estão aqui.
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Seguindo no tópico de competências, vou entrar na comunicação, meu foco de estudo principal no momento.
A comunicação é muito ampla e poderia render textos para muitas edições. Mas vou focar na comunicação para liderança, mais especificamente em 3 habilidades:
Habilidade da escuta ativa
Habilidade de dar e receber feedbacks
Habilidade de fazer perguntas
Na edição de hoje, começo pela escuta ativa que, apesar de ser um termo conhecido e muito usado, é uma habilidade que demorei para dar a devida atenção.
Sabe quando você está conversando com alguém e, de repente, se perde em pensamentos e percebe que não ouviu nada? Ou quando está ouvindo alguém falar já pensando na resposta que vai dar? Esses são exemplos de momentos em que não estamos ouvindo ativamente.
Para exercer a escuta ativa, precisamos combinar 3 elementos:
Ouvir e entender o som transmitido
Processar e analisar o que foi ouvido
Conseguir resumir com as próprias palavras o que foi processado
Imagine a seguinte situação: seu liderado está pedindo ajuda com alguma atividade. Se você prestar atenção e der o tempo suficiente para ouvir e processar o cenário que está sendo exposto, certamente a sua resposta será mais útil do que a que seria dada se estivesse ouvindo enquanto pensa na solução, por exemplo.
Além de nos permitir interpretar melhor o que está sendo dito, a escuta ativa nos apoia na criação de conexão com o time. Pois é uma ótima forma de demonstrar que está dando a devida atenção para quem trabalha com você.
O relatório com o índice das tendências de trabalho em 2021 da Microsoft mostra que os líderes se desconectaram dos seus times com o aumento do trabalho remoto. A escuta ativa é uma forma de se reconectar com as pessoas e entender como podemos melhorar o dia a dia do time, mantendo a motivação e a produtividade em patamares saudáveis.
Ser acessível não é apenas responder quando solicitado, mas sim responder de forma intencional, disposto a pelo menos deixar claro que a informação foi recebida. Às vezes, enfrentamos situações como gestores onde não temos a solução. Mas entender o problema e buscar apoio é o mínimo que podemos fazer para ajudar. Muitas vezes, o bom desempenho como gestor está em fazer o básico.
Técnicas como o mindfulness falam sobre a importância de prestar atenção no momento presente e a escuta ativa é uma das formas de atingir esse objetivo. Como comentei, não dava tanta atenção à forma como escutava as pessoas. Atuar na gestão me obrigou a exercitar o foco e a praticar formas de dar atenção sem esgotar a minha energia.
Na próxima conversa com o seu time, preste atenção no seu comportamento. Você está totalmente focado? Ou está conversando com outras pessoas em paralelo? Está absorvendo a informação ou perdido nos seus devaneios?
Tente exercitar o foco no momento atual e depois compare com o seu rendimento nas reuniões anteriores, onde não estava totalmente presente. Tenho certeza de que vai notar a diferença. Mas, como mencionei anteriormente, esse pode ser um exercício cansativo no início. Por isso, é importante cultivar essa prática e não perdê-la de vista.
O tempo que você vai dedicar para as reuniões será o mesmo de antes, talvez até menor. A diferença vai estar no que você consegue absorver e contribuir de verdade.
Lista de leitura
Registro de todos os livros que li desde o último envio da newsletter. A lista completa de livros que prometi ler esse ano pode ser vista no post Lista de leitura 2022.
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Hacking Growth - Sean Ellis e Morgan Brown
O livro explica todas as etapas do growth hacking. Por um lado, achei a leitura um pouco cansativa, mas acredito que tive essa sensação por ser um pouco denso. Por outro lado, sinto que realmente li a referência no assunto. Os autores incluem muitos exemplos de hacks de empresas de sucesso e de empresas que perderam grandes oportunidades, por não aproveitarem bem o que os dados apontavam. Se você tem interesse no assunto, esse livro é uma ótima fonte.
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Livro que fecha a trilogia “Como eu era antes de você”. Gostei do final da história, mas quase desisti de chegar nele porque o segundo livro não me agradou. Mas acho que isso é normal quando o primeiro livro da série é muito bom e eleva as expectativas.
Últimos posts do blog
Seção onde envio as atualizações do blog, sempre no estilo slow blogging.
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Depois de mais de 2 anos postando com o VSCode, decidi que estava na hora de facilitar um pouco o meu processo de publicação. Tentar postar toda sexta-feira me mostrou que não poderia seguir formatando Markdown e comitando um post por vez. Por isso, comecei a usar o Forestry como CMS e, até o momento, tem sido uma experiência interessante. Se a praticidade se mantiver no longo prazo, provavelmente vou ficar um pouco menos preguiçosa para postar.
Agilidade
Diariamente falamos sobre tribo, squad, chapter e vários outros termos que quem não é familiarizado com a área de produto deve estranhar um pouco. Escrevi esse post para explicar sobre o modelo de organização de times ágeis criado pelo Spotify e que é replicado em diversas empresas. Caso não conheça, vale ler para entender os termos mais usados.
Organização
Ultimamente, tenho me dedicado aos meus projetos pessoais durante a semana. A intenção é deixar o final de semana para descansar. Para me apoiar nessa organização, comecei a usar o Pomodoro. Como já consegui bons resultados, decidi compartilhar como tem sido a experiência.
Como é bom começar o ano escrevendo bastante e empolgada com os meus projetos pessoais. Mais uma vez, reforço que quero manter esse ritmo por muito tempo e tenho feito muita coisa para isso. Mas esse tópico fica para a próxima edição.
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Por hoje é isso, boa quinzena!
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Imagem do preview de JJ Ying, via Unsplash