🏞️ Trilha de Valor #118 - Reorganizando o trabalho
Tempo de leitura: 7 minutos
Olá,
Estou aproveitando essa época de final de ano para fazer uma revisão dos meus sistemas. Nessa edição, eu pretendo compartilhar a revisão bem simples que fiz no trabalho. Na última edição do ano, pretendo compartilhar o meu planejamento anual, que vai incluir algumas mudanças na forma que me organizo.
Como já havia avisado anteriormente, esse segue sendo um envio mais resumido. Pretendo voltar ao ritmo normal no ano que vem após as minhas férias.
Boa leitura!
Abraço,
Ingrid Machado
Nesta edição
🎯 Tema da edição: Reorganizando o trabalho
📖 Aprendizado contínuo
📄 Notas quinzenais
💻 Últimos posts do blog
🎯 Tema da edição: Reorganizando o trabalho
Seção para falar sobre o tópico principal da edição.
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Com o decorrer do ano, a minha organização no trabalho foi se perdendo. Muitas situações motivaram essa perda, mas o principal foi um projeto no trabalho em que lidei com muitas informações diferentes e perdi um pouco o controle das minhas ferramentas. Mas o que importa agora é que estou voltando ao meu dia a dia normal e consigo fazer uma organização do meu sistema de trabalho.
Para fazer essa organização, segui 3 etapas:
Levantamento das fontes
Seleção das ferramentas
Organização das anotações existentes
Esse processo vai seguir depois da terceira etapa, principalmente porque preciso processar muitas anotações. Mas a minha intenção é dar uma ideia de como organizei tudo para iniciar esse processo.
Levantamento das fontes
Eu iniciei o ano usando o Microsoft Loop para organizar as minhas anotações do trabalho. Ele era a minha fonte única de informações e organizei muita coisa nele depois que a empresa onde trabalho encerrou a assinatura do Coda. Porém, a quantidade de vezes em que o meu login era solicitado me atrapalhava muito, principalmente quando queria fazer anotações durante reuniões.
Ao logo do ano, eu fui espalhando as minhas anotações em várias ferramentas. Uma delas é o bloco de notas. Quando eu estava em alguma reunião e não estava com o Microsoft Loop disponível, eu costumava anotar no bloco de notas para adicionar no Loop depois. Infelizmente, nem sempre conseguia fazer essa segunda etapa e estou com o meu bloco de notas com muitas anotações espalhadas em diversas abas.
Eu também comecei a anotar muitas coisas na minha conversa pessoal do Slack quando o bloco de notas começou a ficar bagunçado.
Como não estava conseguindo processar as minhas anotações, eu não usei tanto o Microsoft To Do para organizar as minhas atividades.
Em resumo, eu estava com informações espalhadas nas seguintes ferramentas:
Microsoft Loop
Bloco de notas
Slack
Seleção das ferramentas
Considerando que o Microsoft Loop estava me deixando na mão em momentos cruciais e por isso eu recorria às outras ferramentas, estava claro que ele precisava ser substituído. Nos meus projetos pessoais, eu estou testando o Obsdian, que me permite fazer anotações offline e não depende de autenticação. Por isso, foi muito natural escolher usar o Obsidian no trabalho também.
Eu também uso no meu setup pessoal o Microsoft To Do, que não costuma dar tanto problema. Por isso, estou retomando o uso dele no trabalho, para retomar a organização das minhas atividades pendentes.
A minha intenção é conseguir substituir as 3 ferramentas atuais por essas duas, que possuem funções diferentes e são suficientes para me manter com tudo que é importante anotado, sem perder nenhum prazo.
Organização das anotações existentes
Depois de escolher as novas ferramentas, eu não poderia apenas apagar o que tinha nas ferramentas existentes e iniciar o uso das novas. Para fazer uma transição mais tranquila, eu comecei a migrar as categorias do Microsoft Loop para dentro do Obsidian. Nesse processo, eu também aproveitei para otimizar a forma que organizava as anotações, reduzindo a quantidade de arquivos e níveis necessários.
Inicialmente, eu fiz uma organização de pastas que é o meu padrão em qualquer ferramenta no trabalho. Nessa organização, eu divido as anotações no nível da empresa e no nível da Squad.
Nível da empresa
A primeira pasta criada no Obsidian representa as anotações no nível da empresa. Dentro dessa pasta, ficam anotações sobre reuniões gerais, sobre o RH e sobre as reuniões da área de Engenharia, por exemplo.
Para ficar mais organizado, eu criei pastas para dividir cada uma dessas áreas. Isso também facilita no momento de procurar uma anotação no futuro.
Nível da Squad
A segunda pasta no Obsidian representa as anotações no nível do time. Dentro dela ficam as anotações de 1:1’s, das reuniões de Engenharia que faço quinzenalmente com o time e das datas de férias, por exemplo.
Assim como no nível anterior, eu também criei pastas para dividir cada tipo de anotação. Dependendo da anotação, ela nem precisa estar numa pasta e ela mesma já representa um nível sozinha.
Transferência das anotações
Depois de criar as pastas necessárias, eu transferi tudo o que fazia sentido migrar sem edição. Um exemplo dessa categoria são as anotações de 1:1, que gosto de manter por bastante tempo e não edito o que foi anotado.
Quando terminei de migrar o que não seria editado, passei a analisar as notas que sobraram para entender se ainda faziam sentido. É um pouco trabalhoso, mas a minha intenção é parar de usar o Microsoft Loop. Então, eu não posso deixar nada pendente na ferramenta, senão não vou conseguir me desfazer totalmente dela no futuro.
No caso do bloco de notas, eu também iniciei essa migração. Só que é um pouco mais complicado. Muitas anotações do bloco de notas são tarefas, o que significa que nem tudo vai para o Obsidian e algumas coisas devem ir para o Microsoft To Do.
Eu pretendo terminar esse trabalho até o final do ano. Vou tirar férias em dezembro e gostaria muito de voltar em janeiro usando somente duas ferramentas, sem estar com várias anotações espalhadas arriscando perder alguma coisa.
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Espero que ter compartilhado sobre essa arrumação digital tenha sido útil e, quem sabe, tenha te inspirado a fazer o mesmo com as suas informações no trabalho.
📖 Aprendizado contínuo
Seção com a minha rotina de aprendizado.
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Os cursos que estou fazendo no Coursera fazem parte da formação Google Project Management Professional Certificate. Infelizmente, não vou conseguir concluir todos porque o meu acesso vai somente até domingo. Mas pretendo concluir até o quarto curso, que fecha as etapas do ciclo de vida de um projeto.
🖥️ Cursos do Coursera
Foundations of project management
O curso apresenta o ciclo de vida de um projeto, resumindo cada uma das etapas. Gostei bastante do formato do curso do Google e vi muita informação importante para o dia a dia de trabalho inserido nele.
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Project initiation: Starting a successful project
Esse curso fala de pontos muito importantes no momento de iniciar um projeto, que geralmente são apressados ou ignorados. Mesmo com todo mundo sabendo que essa pressa no início pode causar muitos problemas no decorrer da execução.
Gostei bastante dos exemplos, dos conceitos e da quantidade de ferramentas compartilhadas durante as aulas.
🗓️ Planos de estudos
Mesmo sabendo que vou reorganizar todos os planos no meu planejamento anual, sigo atualizando esse arquivo e acompanhando o quanto estou atrasada em vários planos de estudos.
Pelo menos avancei e consegui concluir dois cursos do Coursera nos últimos 15 dias.
A lista com todos os meus planos de estudos para 2025 pode ser encontrada aqui.
📄 Notas quinzenais
Uma curadoria sobre tudo o que chamou a atenção nos últimos dias. Por William Brendaw.
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Unânime (quando unanimidade ainda existia)
Já faz alguns meses que perdemos o grande Luís Fernando Veríssimo, porém gostaria de deixar aqui esse especial que mostra um pouco da grandeza e importância desse grande escritor do país.
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Profissionais do áudio testam fones de ouvido às cegas
Quando se trata de escolher um bom par de fones, o que acontece quando você retira os recursos, o design e a marca da equação e deixa tudo para a percepção do som? Profissionais fizeram esse teste e os resultados foram muito interessantes.
Conteúdo em inglês.
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Por dentro da diversão muito cara, extremamente cansativa para se fazer dos parques de diversão
As montanhas-russas estão batendo nos limites da física e do corpo humano para manter seus passageiros entretidos, ao preço da sanidade e dos bolsos de seus projetistas.
Conteúdo em inglês.
O Clube do Livro para Introvertidos é um clube do livro focado em não ficção e com leitura assíncrona. Por apenas R$ 5 mensais, você recebe o acompanhamento da leitura atual e tem acesso a todas as leituras anteriores.
💻 Últimos posts do blog
Seção onde envio as atualizações do blog, sempre no estilo slow blogging.
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Liderança e gestão
Melhoria contínua no time de Engenharia
Esse é o segundo post em que falo sobre a iniciativa de acompanhar as métricas individuais junto do time. Nesse texto, eu falo sobre como compartilho essas métricas atualmente e os efeitos dessa mudança na dinâmica do time.
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Ferramentas
Com os testes que eu venho fazendo com o Segundo Cérebro, estou mudando a forma que armazeno conteúdos de páginas no navegador. No momento, o teste é com o Obsidian Web Clipper, a ferramenta que falo a respeito nesse post.
Eu estava esperando a Black Friday para comprar o Affinity Designer, mas o Canva, atual dono da ferramenta, liberou o acesso gratuito. Além disso, agora o Affinity é um único software com vários estúdios representando cada um dos produtos anteriores (Designer, Photo e Publisher).
Caso ainda não tenha visto, é possível baixar gratuitamente no site.
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Por hoje é isso, boa quinzena!
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