🏞️ Trilha de Valor #124 - O mito da multitarefa
Tempo de leitura: 13 minutos
Olá,
Escrevi essa edição uma semana antes do carnaval, já pensando em descansar e trazer um tema bom para quem está se sentindo sobrecarregado.
Eu não costumava aproveitar bem os meus feriados e agora entendo o quanto é importante descansar. Mas também vejo o quanto não ir além dos meus limites no dia a dia também faz diferença. Por isso, estou compartilhando nessa edição algumas dicas sobre como não se deixar levar pela multitarefa e ter uma rotina mais organizada.
Também compartilho nessa edição sobre a minha organização no Obsidian, iniciando uma séries de textos sobre o meu setup de organização atual. Espero que seja útil para quem está procurando uma forma de organização digital não tão complicada.
Boa leitura!
Abraço,
Ingrid Machado
Nesta edição
🎯 Tema da edição: O mito da multitarefa
🪴 Organização pessoal: Organização de primeiro nível das pastas no Obsidian
👩🏽💼 Sobre gestão: Recado sobre a seção
📖 Aprendizado contínuo
📄 Notas quinzenais
📚 Lista de leitura
💻 Últimos posts do blog
🎯 Tema da edição: O mito da multitarefa
Seção para falar sobre o tópico principal da edição.
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Um comportamento que reproduzo de vez em quando e percebo muito no trabalho é a multitarefa. O exemplo mais clássico é o de pessoas que estão respondendo mensagens e e-mails ao mesmo tempo que participam de reuniões. A simples menção do nome de quem não está focado no final de uma pergunta entrega que a atenção estava em outro lugar.
A questão que fica é: por que a gente se ilude com a multitarefa? Por que tentamos fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo, mesmo sabendo que podemos nos cansar mais e fazer um trabalho com menos qualidade? Eu provavelmente não vou responder a essas perguntas aqui, mas pretendo compartilhar o que venho fazendo para ter um dia a dia de trabalho menos cansativo e mais atento.
O custo da mudança de contexto
Já compartilhei aqui anteriormente um artigo da Atlasssian que fala sobre o problema da mudança de contexto. Segundo o artigo, nós levamos, em média, 25 minutos para voltar para uma tarefa depois de sermos interrompidos. Imagine uma tarefa que pode ser concluída em 30 minutos, sendo interrompida 3 vezes. Se a tarefa for executada dentro do tempo planejado inicialmente, as interrupções fariam a execução demorar 105 minutos, só pelo tempo necessário para retomar a tarefa.
Além do custo de tempo, também temos o custo cognitivo. Uma tarefa simples pode se tornar mais complexa e cansativa se for necessário retomá-la diversas vezes. Por mais que se deseje atender a todos os chamados que chegam durante o dia, não se organizar e colocar limites pode nos cansar mentalmente e diminuir a qualidade da nossa entrega. Para nós, podemos estar fazendo o nosso melhor, para quem vê de fora, podemos estar sendo percebidos como insuficientes pela falta de organização.
Na minha opinião, não é factível passar muito tempo trabalhando além das nossas capacidades. Querer atender a todos, não perder nenhum prazo e não decepcionar ninguém é a receita para o esgotamento. É normal precisar renegociar prazos, precisar de um tempo antes de responder alguém ou explicar que algo não pode ser feito sem deixar de fazer outra tarefa.
Estratégias de organização
Quando for interrompido, antes de dar atenção para a interrupção, você pode anotar em que passo parou ou, melhor ainda, qual é o próximo passo. Assim, quando você for retomar a tarefa, vai ser mais fácil retomar a execução, sem precisar recapitular tudo o que foi feito.
Quando estiver em momentos de foco, pause as notificações e adicione um status indicando a sua indisponibilidade nos aplicativos de mensagem. Evite ficar consultando o celular e, se possível, deixe-o no modo silencioso.
Assim como não ter notificações, também é importante organizar o ambiente. Antes de iniciar uma tarefa importante, vá ao banheiro, pegue um copo d’água, faça um chimarrão, pegue um petisco e organize a sua mesa. Ou seja, remova todas as justificativas que poderiam tirar a sua atenção no momento de executar algo importante.
Para não deixar de atender às demandas externas, organize o seu dia para ter momentos de leitura de mensagens, leitura de e-mails e revisão de pendências que você tem com outras pessoas. Dependendo do volume de uso dessas ferramentas de comunicação, pode ser necessário ter vários momentos no dia para essas atividades.
Falo por experiência própria que essas estratégias são extremamente necessárias e que precisamos colocar um limite para trabalhar dentro da nossa capacidade. Querer ser um profissional de alto desempenho não precisa significar esgotar toda a sua energia e resolver todos os problemas que aparecem imediatamente.
🪴 Organização pessoal: Organização de primeiro nível das pastas no Obsidian
Seção para reforçar o meu compromisso de manter a minha própria organização.
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Dentro do meu Obsidian, eu tenho 7 categorias divididas em pastas:
Dashboard
Projetos
Áreas
Recursos
Arquivo
Caixa de entrada
Templates
A maioria dessas pastas é baseada nas sugestões do livro Criando um Segundo Cérebro, mas eu personalizei o conteúdo dentro de cada uma delas para ficarem de acordo com o que entendo ser a organização ideal.
Segue o que cada pasta representa dentro do meu sistema de organização.
Dashboard
Essa pasta, até o momento, tem apenas um dashboard em que eu incluo informações importantes do meu vault, separado em duas seções:
Planejamento semanal
Acompanhamento dos planos de estudos
Planejamento semanal
Dentro da seção Planejamento semanal, eu tenho o link para o arquivo com a semana atual e a semana anterior. Também incluo uma referência para o calendário do planejamento anual e para o planejamento do trimestre atual.
Acompanhamento dos planos de estudos
O acompanhamento dos planos de estudos contém a lista dos meus planos de estudos com os status, os itens de estudo em andamento e itens de estudo concluídos nos últimos 15 dias. Os dois primeiros itens são os que costumo mandar o print na seção Aprendizado contínuo e o último item eu descrevo geralmente com as minhas impressões sobre cada item.
Dentro do Obsidian, esses itens concluídos são exibidos dentro de um Base:
Projetos
A pasta de projetos contém os projetos nos quais estou trabalhando no momento. Mesmo com a definição de que precisam ter início, meio e fim, eu tenho uma pasta para organizar o blog e outra para organizar a newsletter.
Todo novo projeto em que eu preciso fazer anotações tem uma pasta ou um arquivo criado na pasta de projetos. A escolha entre uma pasta e um arquivo depende da quantidade de anotações que pretendo fazer.
Áreas
Dentro dessa pasta, eu incluo tudo o que eu estou comprometida a longo prazo. Eu tenho alguns projetos aqui que entendi que queria manter como padrão a longo prazo, como a minha rotina de aprendizado contínuo. Mesmo tendo planejado como um projeto, decidi manter como área pelo meu desejo de não encerrar essa prática.
No momento, tenho as seguintes áreas, cada uma representada por uma pasta:
Saúde: registro das minhas informações de saúde, como a minha tabela de acompanhamento de peso e lista de médicos com as especialidades nas quais estou fazendo consultas no momento
Casa: informações sobre tudo que se relaciona com a casa, como listas de receitas, da lavanderia, de refeições e de prestadores de serviço
Finanças: onde planejo gastos futuros que exigem um pouco mais de investimento e onde registro os valores que pretendo manter dentro da minha reserva de emergência
Organização: registro dos meus planejamentos feitos a partir do Método Vida Organizada (anual, trimestral, mensal, semanal e diário) e dos meus planejamentos de férias
Aprendizado contínuo: organização dos meus planos de estudos e itens de estudos
Recursos
Nessa pasta ficam as informações que eu quero usar como referência no futuro. É uma categoria que serve para tudo que não pertence a um projeto ou área.
Por exemplo, é dentro dessa pasta que eu guardo a lista de lojas em que compro materiais para bordado e costura.
Arquivo
Nessa categoria ficam as coisas que concluí ou suspendi. Tudo o que for das outras categorias e que não estiver mais ativo pode ser transferido para essa pasta.
Quando um projeto é concluído, a ideia é que ele não vai ter o seu conteúdo apagado, mas sim transferido para essa pasta. Se no futuro fizer sentido consultar o que foi feito nesse projeto, seja para relembrar ou para inspirar um projeto novo, a informação seguirá disponível.
Caixa de entrada
Tudo o que ainda vai ser processado no vault entra através dessa pasta.
Quando preciso fazer uma anotação, eu uso um arquivo chamado Anotações que fica nessa pasta para registrar rapidamente e deixo para um segundo momento o que vou fazer com essa informação. Assim, eu não perco tempo escolhendo onde registrar algo e foco apenas em registrar o que é importante.
Templates
A pasta de templates possui os templates que uso para criar novos documentos dentro do Obsidian. Nem todos os documentos fazem uso de templates, mas algumas informações se beneficiam de um formato estruturado.
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Com essa organização, eu consigo distribuir todos os arquivos e pastas que eu crio dentro de uma categoria que faz sentido e facilita a consulta futura.
Eu gostei dessa organização porque não são muitas pastas e eu ainda tenho a liberdade de criar uma estrutura de pastas dentro de cada uma delas para personalizar ainda mais para a minha necessidade.
Na próxima edição, vou explicar melhor o que tenho dentro de cada área.
👩🏽💼 Sobre gestão: Recado sobre a seção
Uma seção para compartilhar as minhas descobertas a respeito da gestão de pessoas. As referências usadas na seção estão aqui.
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Essa seção está meio sumida, mas tenho publicado alguns textos sobre o assunto dentro do blog. Só neste mês, eu tenho no meu planejamento dois posts dentro da categoria Liderança e gestão.
Fica a sugestão de que você acesse a categoria e confira o que estou falando sobre o assunto. São vários textos inspirados nos meus desafios do dia a dia com o time e sobre como organizo o meu trabalho.
Pretendo voltar com a seção na newsletter, mas preciso me organizar para voltar ao ritmo anterior. Enquanto isso, os posts são uma boa fonte sobre o assunto.
📖 Aprendizado contínuo
Seção com a minha rotina de aprendizado.
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Eu consegui avançar muito nos últimos dias e estou bem orgulhosa do que consegui estudar.
🖥️ Método Vida Organizada
Família e vida doméstica
Esse é um módulo com muitos exercícios interessantes que pretendo aplicar na minha rotina de casa. Eu já tenho uma certa organização nessa área com o meu marido, mas acontece de estarmos descompassados nessas atividades de vez em quando. Por isso, acho que as dicas de organização passadas aqui vão ajudar e muito no meu dia a dia.
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Relacionamentos
Foi um módulo bem curto, mas com reflexões importantes. Acho que a mensagem mais impactante aqui é a de que nos organizamos para ter mais tempo para estarmos com quem a gente ama. Esse é um ponto importante para pensar, já que preciso ser mais atenta com o que faço com o tempo livre conforme vou me organizando melhor.
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Lazer
Pensar no lazer como algo a ser organizado parece estranho, mas o argumento de que se tivermos uma rotina organizada conseguimos ter momentos de lazer durante toda a semana é atraente.
Gostei desse módulo, principalmente por ter sido bem direto ao ponto e por ter me feito refletir sobre o quanto planejo muito bem as minhas obrigações, mas não me dedico igualmente aos momentos de lazer.
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Espiritualidade e felicidade
Essa é uma área em que me afastei de algumas obrigações comunitárias e pensar no que acredito atualmente e na forma que acredito na minha religião foi um bom exercícios. Pretendo revisar os exercícios de planejamento de vida que fiz para avaliar o quanto levei a espiritualidade em consideração.
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Encerramento do curso
Finalmente, concluí todas as aulas obrigatórias e já posso fazer a prova para receber o meu certificado.
🖥️ Sew Over It
Eu achava que cortar no viés era bem mais difícil e essa aula curta me mostrou que quem faz o molde já facilita a minha vida ao colocar as marcações de corte no ângulo de 45 graus.
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How to use a bias binding maker
Acabei fazendo essa aula antes da aula de como cortar as tiras de viés porque estava tarde e eu queria fechar só mais uma aula. Mas é bem fácil usar o aparelho de viés, imagino que terei mais dificuldade para entender o corte mesmo, principalmente por causa da união das tiras.
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How to make continuous bias binding
Inicialmente, essa aula me deixou muito confusa. Inclusive, estava estudando ela de noite e deixei para continuar no dia seguinte, quando finalmente entendi o que estava acontecendo. Aqui foram ensinadas duas técnicas para criar uma tira de viés e a primeira é uma tira contínua, em que um quadrado de tecido é manipulado para virar ma tira cortada de uma vez só.
Achei uma técnica bem legal e que mostra como a costura tem métodos muito avançados. Mas acho que vou preferir manter a técnica mais simples para as minhas peças.
🖥️ Estudos de interpretação de modelos
Assim como no ano passado, estou adicionando mais um item de estudo dentro do meu planejamento. Eu participei de um evento de interpretação de modelos e achei muito interessante a técnica, que usa minimoldes na interpretação inicial e passa para o tamanho real apenas o que vai ser realmente costurado.
Com a conclusão da parte obrigatória do Método Vida Organizada antes do prazo, entendo que não vou ter problemas com essa adição na minha rotina.
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Introdução
Esse módulo explica o funcionamento da plataforma, como o conteúdo está distribuído e quais são os modelos disponíveis até o momento.
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Moldes das bases impressos
Esse módulo tem apenas os moldes prontos para compra. Pretendo fazer todos os meus moldes com as minhas medidas.
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Moldes em miniatura para os estudos
Módulo com os mini moldes que serão usados para as interpretações dos módulos seguintes.
🗓️ Planos de estudos
A lista com todos os meus planos de estudos para 2025 pode ser encontrada aqui.
📄 Notas quinzenais
Uma curadoria sobre tudo o que chamou a atenção nos últimos dias. Por William Brendaw.
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Entre hobbies e a cultura da correria: o tempo livre que já não é tão livre assim
Um ótimo corte do podcast “De Carona na Carreira” onde o antropólogo Michel Alcoforado fala sobre como as novas gerações perderam o sentido de lazer, principalmente na juventude, transmutando a ideia de aproveitar o tempo livre com atividades pessoais para buscar algo que dê retorno financeiro.
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Como as águas de rios e lagos estão resfriando edifícios
Redes de tubulações hidráulicas podem transferir o excesso de calor dos edifícios para corpos d’água próximos — mas, à medida que o mundo se aquece, infelizmente, o potencial de resfriamento de alguns cursos de água está diminuindo.
Conteúdo em inglês.
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A inteligência artificial está chegando para a cultura
Ultimamente, dependemos tanto dos algoritmos que eu me pergunto: será que genuinamente ainda sabemos o que queremos assistir? Fica o questionamento.
Conteúdo em inglês.
O Clube do Livro para Introvertidos é um clube do livro focado em não ficção e com leitura assíncrona. Por apenas R$ 5 mensais, você recebe o acompanhamento da leitura atual e tem acesso a todas as leituras anteriores.
💻 Últimos posts do blog
Seção onde envio as atualizações do blog, sempre no estilo slow blogging.
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Liderança e gestão
Como melhorar a documentação do time
É importante tratar os artefatos gerados pelo time como documentação. Primeiro, porque o que fazemos no trabalho precisa ser tratado com organização e formalidade em algum nível. Segundo, porque podemos nos arrepender muito no futuro se não documentamos o que foi feito e precisamos revisar algo.
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A importância de seguir processos
Eu trabalho com a consciência de que todos podem cometer erros e precisam de ajuda quando algo do tipo acontece. Mas também deixo o time bem ciente de que erros cometidos por falta de cuidado ou porque decidiram não seguir os processos deliberadamente não podem ser vistos da mesma forma.
Nesse post, compartilhei o que tenho conversado com os meus liderados sobre a importância de seguir processos e do quanto eles também servem para proteger o time.
Tenho consumido muito conteúdo financeiro porque percebi que não entendo muito bem o que fazer com o dinheiro que sobra no final do mês quando não tenho um objetivo em mente. Acho que não é um assunto que vou seguir trazendo na newsletter, como já fiz anteriormente, mas fica a sugestão de pensar se você está acompanhando para onde o seu dinheiro vai.
Trago esse lembrete porque precisei dele no passado para organizar as minhas finanças e não custa passar ele adiante de vez em quando.
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Por hoje é isso, boa quinzena!
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