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Trilha de Valor #26 - Simplificando processos
Tempo de leitura: 9 minutos
Olá,
Na edição passada eu falei sobre a minha desorganização de abril e, para compensar, quero trazer na edição de hoje algumas coisas que vêm dando certo. Apesar de ainda precisar retomar algumas rotinas, tenho práticas que não deixo de seguir e é isso que quero compartilhar.
Também está de volta a seção "Lista de leitura“. Como estou lendo vários livros ao mesmo tempo, fica difícil finalizar algum. Mas com o frio que tem feito, ficar em casa lendo está sendo a principal escolha do final de semana.
Espero que seja uma boa leitura.
Abraço,
Ingrid Machado
Nesta edição
🗒️ Organização pessoal: Finanças simplificadas
👥 Sobre gestão: Se organizando para os rituais
📘 Livro do mês: Comunicação não-violenta
📚 Lista de leitura
💻 Últimos posts do blog
Organização pessoal: Finanças simplificadas
Seção para reforçar o meu compromisso de manter a minha própria organização.
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No trabalho, sempre busco formas de simplificar os processos e facilitar o meu dia a dia. Mas, em casa, parece que eu só faço isso quando não aguento mais a dificuldade de alguma coisa. Uma dessas coisas é o acompanhamento das minhas finanças, que andava complexo demais.
Ultimamente, tenho estudado muito sobre o Coda. E, testando o que eu poderia fazer, decidi substituir o Excel que eu usava para acompanhar as minhas finanças por um documento do Coda. Mas não queria fazer uma troca por fazer, a ideia era ter um acompanhamento mais simples e que não me tomasse muito tempo para entender quanto do meu salário seria dedicado para pagar as contas e quanto seria saldo do mês.
Para dar um pouco mais de contexto: eu tinha uma planilha com os gastos separados em várias categorias, incluindo uma de contas da casa, que divido com o meu marido. Colocava os gastos de cartão de crédito no detalhe e sempre encontrava alguma das dezenas de fórmulas com algum problema. Por isso, acompanhar o meu orçamento estava começando a ser mais estressante do que o necessário e não foi com essa intenção que criei a planilha.
Para resolver esse problema, decidi pesquisar algumas dicas básicas de organização financeira. E, olhando a planilha da Nath Finanças e o blog do Nubank, decidi organizar o meu orçamento acompanhando os meus gastos atuais versus quanto eles deveriam ser.
Primeiro, categorizei as entradas do documento:
Receita
Gasto fixo
Gasto variável
Investimento
Contas de casa
Com essas entradas, eu consigo calcular a minha receita, os meus gastos e o saldo do mês. Para acompanhar se os meus gastos estão fora do nível saudável, eu uso a dica que encontrei no blog do Nubank e que divide o orçamento em 3 partes:
50% para gastos essenciais
15% para economizar ou quitar dívidas
35% para gastos livres
Dentro do Coda eu tenho uma fórmula, que avalia se os meus gastos estão caindo nessas categorias dentro ou fora da porcentagem. Caso esteja fora, o valor fica com um alerta. É uma exibição simples, mas bem visual para que eu entenda em que parte da regra eu estou falhando.
Fiz também um quadro que tem as contas pendentes e uma raia para ir avançando com os cartões conforme cada conta é paga. É uma gestão visual feita apenas para facilitar o meu registro de pagamento de contas mensal.
Em resumo, decidi analisar o que está tomando um tempo e estresse considerável para executar na minha vida pessoal, da mesma forma que faço no trabalho. Depois de fazer isso, só fiquei me perguntando por que não fiz antes e o que mais posso otimizar.
Sobre gestão: Se organizando para os rituais
Uma seção para compartilhar as minhas descobertas a respeito da gestão de pessoas. As referências usadas na seção estão aqui.
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Na edição passada, passei uma lista de textos com vários rituais de gestão. Talvez tenha parecido muita coisa, mas manter uma rotina com o time é importante para ter sucesso nas entregas.
Organizando os momentos em que vou fazer os rituais de gestão com o time, percebo, muitas vezes, que a minha agenda será dominada por reuniões, sem sobrar tempo para fazer o trabalho de verdade. Mas como falei no início desse tópico, o seu trabalho de verdade é ajudar o time, então ele dever ser considerado prioridade.
Para me organizar nesse sentido, costumo avaliar alguns pontos:
Lista de rituais
No momento, gerencio 4 pessoas e faço conversas de 1:1, PDI, Happiness Radar, Health Check e ciclo de avaliação. Essa lista é viva e vai mudando conforme o momento do time e o que os meus colegas gestores compartilham como boas práticas que podem ser aplicadas ao time.
O importante é ter uma visibilidade dos rituais que você pretende fazer com o time e, principalmente, quais são feitos individualmente.
Organização da agenda
Sabendo quais rituais serão feitos, com qual frequência e com quantas pessoas é possível organizar a agenda para encaixar esses momentos na sua semana. Para deixar claro para os integrantes do time que sempre estou disponível para conversar e que esses rituais são parte do nosso dia a dia, eu envio convites recorrentes.
Se o acordado é fazer 1:1’s quinzenais de 30 minutos, então já faça o envio de uma agenda recorrente com esse 1:1. Particularmente, evito desmarcar as agendas individuais. Mas, quando é necessário, costumo enviar uma mensagem para o time avisando que vou precisar desmarcar, com a justificativa e pelo menos uma previsão de quando vamos conseguir conversar. O ideal, na minha opinião, é deixar o reagendamento marcado.
Foco no momento
Nem todo mundo está acostumado com uma gestão próxima, mas quem está sabe que faz uma grande diferença na manutenção do trabalho de alta performance. Portanto, se prepare para manter o foco no momento da reunião. Pausar as notificações e deixar a tela apenas com as janelas da reunião e das anotações são algumas das coisas que faço para não me distrair durante a conversa.
Dar a atenção para quem está conversando com você constrói confiança e, por mais que demore essa construção, a falta de foco pode acabar com as vantagens dessas conversas.
Propósito de cada ritual
Como comentei, tenho um número considerável de rituais com o time. E, não raro, algumas pessoas não conhecem todos eles. Por isso, deixe claro o objetivo de cada um desses momentos. É interessante enviar uma breve descrição no corpo do convite e usar a primeira reunião para explicar por que esse momento foi reservado para conversar. Com o tempo, cada ritual com cada pessoa vai se moldando para o melhor formato, mas é preciso ter um padrão para começar.
Livro do mês: Comunicação não-violenta
Todo mês, uma indicação de livro para o desenvolvimento pessoal e profissional.
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Ficha técnica
Título: Comunicação não-violenta: técnicas para aprimorar relacionamentos pessoais e profissionais
Autor: Marshall Rosenberg
Editora: Editora Ágora
Porque é uma boa leitura
Finalizei a leitura desse livro em um clube do livro do trabalho e foi uma experiência bem interessante. Primeiro porque é um livro que fala sobre uma forma de se comunicar com compaixão, algo que todos precisamos aprender. E também porque foi muito interessante ver os pontos de vista diferentes que surgiam a cada discussão. O livro nos ensina a falar e escutar com empatia. Por isso, notar a diferença nas pessoas e mesmo assim seguir conversando com a compreensão de que cada um pensa diferente pelas experiências e ambientes diversos que viveram adicionou uma camada extra de compreensão ao que eu estava lendo.
Recomendo que você o leia para ter relacionamentos melhores, seja no trabalho ou na sua vida pessoal. Por mais que não pretenda seguir a fórmula ensinada, os exemplos vão te deixar pensando em como conviver melhor com as pessoas.
Lista de leitura
Registro de todos os livros que li desde o último envio da newsletter. A lista completa de livros que prometi ler esse ano pode ser vista no post Lista de leitura 2022.
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Colheita selvagem - Carl Hoffman
Para me curar do vício no Twitter, decidi focar a minha atenção no Reddit. E lendo o r/todayilearned, descobri a história do desaparecimento do Michael Rockefeller. Depois de ficar obcecada lendo tudo sobre esse mistério, encontrei esse livro. Ele já inicia com descrições de violência bem gráficas e fala sobre uma cultura muito distante da nossa. Por isso, acredito que não é recomendável para qualquer pessoa. Mas quem se interessa por história vai encontrar um livro hipnotizante, com tantas referências que é impossível ler sem pesquisar algum evento no Google a cada capítulo.
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Não tão branca - Jessie R. Fauset
A edição que li desse livro nasceu em um Catarse, da editora Escureceu. Só a sinopse já me deixou desconfortável e, por esse motivo, eu estava muito ansiosa para ler. Ele fala de passabilidade de um ponto de vista que eu nunca havia pensado e mostra os sonhos e as dores do amadurecimento. Uma boa leitura do início ao fim.
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Comunicação não-violenta - Marshall B. Rosenberg
Uma leitura densa e cheia de exemplos que me fizeram questionar o motivo de não usarmos a CNV como a forma de comunicação comum. É a recomendação de livro do mês dessa edição.
Últimos posts do blog
Seção onde envio as atualizações do blog, sempre no estilo slow blogging.
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Por mais que esteja mantendo a promessa de fazer um post por semana, o post da sexta passada saiu atrasado simplesmente porque esqueci de comitar em produção. Felizmente é um problema que se evita com um despertador.
Fora isso, prepare-se para ver muito conteúdo do Coda, principalmente se eu seguir usando ele para organizar os meus projetos e o meu dia a dia.
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Ferramentas
Primeiro post da série sobre o Coda. A intenção não é fazer uma cópia de toda a documentação, que já é bem completa. Mas sim mostrar o funcionamento básico para quem está procurando uma ferramenta de gestão da informação. Nos próximos posts também pretendo mostrar algumas funções mais avançadas e que facilitam o acompanhamento de dados dinâmicos.
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Coda - Formatação de páginas e texto
Depois da apresentação da ferramenta no primeiro post, o segundo foi sobre como fazer a função mais básica do Coda: formatar páginas e textos. Aqui eu apresento a estrutura de páginas e subpáginas e como organizar visualmente o documento.
No dia 5 de maio a Trilha de Valor fez um ano. Eu já escrevo no formato de newsletter há mais tempo, mas essa data marcou o momento em que decidi nomear o projeto e me dedicar mais à escrita. Além de ser uma espécie de terapia, escrever vem me ajudando a manter a minha organização e a ter um projeto para me dedicar sem cobranças além das minhas próprias, que já são bem altas.
Saber que o que estou escrevendo está sendo lido por outras pessoas me deixa muito feliz e também me ajuda a querer fazer cada vez melhor. Gostaria só de agradecer, seja você um assinante de longa data ou alguém que acabou de chegar. Muito obrigada e que venham mais aniversários desse projeto que me é tão querido.
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Por hoje é isso, boa quinzena!
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Imagem do preview de Waldemar Brandt, via Unsplash