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🏞️ Trilha de Valor #54 - OKRs
Tempo de leitura: 13 minutos
Olá,
Na edição de hoje, estou resgatando um assunto que estudei muito no ano passado e retornei nesse ano ao ler o livro "Avalie o que importa". Uso os OKRs no trabalho e também nos meus projetos pessoais. Pois estabelecer metas e uma forma de avaliar se elas foram atingidas me ajuda muito na minha organização.
Além dos OKRs, a edição de hoje também fala de metas pessoais e sobre como está o uso de estimativas junto ao time. Sei que faz um tempo que a seção “Falando sobre agilidade” não aparece por aqui, mas estou me atualizando nesse tema e pretendo falar mais sobre no futuro.
Boa leitura.
Abraço,
Ingrid Machado
Nesta edição
🪴 Organização pessoal: Metas pessoais
💬 Falando sobre agilidade: Estimativas
🎯 Tema da edição: OKRs
Seção para falar sobre o tópico principal da edição.
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Os OKRs são bem conhecidos dentro das empresas, mas nem sempre bem aplicados. Por isso e por já ter visto essa ferramenta em diversos momentos, decidi estudar mais a respeito. E, dentre as fontes que eu consultei, está o livro "Avalie o que importa", que apresenta a definição e diversos casos de uso dos OKRs.
OKRs são definidos como um protocolo colaborativo de definição de metas para empresas, equipes e indivíduos. É uma metodologia de gestão que ajuda a garantir que a empresa concentre esforços nas mesmas questões importantes em toda a organização. Ou seja, quando usamos OKRs, estamos definindo metas de forma colaborativa e que deixa clara a prioridade para todas as pessoas.
A sigla é dividida em duas partes:
Objetivo: o que deve ser alcançado
Resultados-chave (Key Results): definem se o objetivo foi atingido ou não e devem ser mensuráveis
Para que o OKR funcione, o objetivo deve ser significativo e concreto. O mais importante é que ele deve ser compreendido e comprado por todas as pessoas. Para isso, o livro recomenda objetivos que estão alinhados com a visão e a missão da empresa. Porque assim é muito mais provável que todos concordem na importância desse objetivo e trabalhem para que ele seja atingido.
E os resultados-chave (KRs) devem ser estabelecidos de forma que, ao concluir todos eles, isso também signifique que o objetivo foi concluído. Por exemplo, se um objetivo envolve aumentar as vendas, ter resultados-chave que não considerem o volume de vendas não faz muito sentido. Para um melhor acompanhamento, é aconselhada a definição de até 5 resultados-chave por objetivo.
Depois de definidos, os resultados-chave são acompanhados frequentemente para que seja possível a tomada de decisão de acordo com o cenário. Por não ser algo engessado, é possível mudar o que foi definido se a avaliação apontar que não estamos em um cenário possível. E, com a avaliação ao final do trimestre, se chega à conclusão do quanto atingimos do objetivo.
Exemplo de OKR
Para deixar mais claro, vou dar um exemplo de OKRs usando o meu blog. Para este ano, eu tenho definido que eu quero aumentar a média de acessos mensais do blog. Esse seria o meu objetivo. Mas, como eu vou definir que eu consegui atingir esse objetivo? Através de resultados-chave.
Então, eu defini 2 KRs:
Aumentar a média de acessos mensais de 600 para 800 usuários únicos
Aumentar a média de sessões engajadas mensais de 470 para 570
Todos os resultados-chave, se atingidos, significam que estou impactando a média de acessos mensais do blog. E, durante o ano, eu farei ações que eu entendo que vão alterar esses números. Por exemplo: divulgar os posts nas redes sociais, republicar os posts no Medium, divulgar os posts aqui na newsletter. E acompanho esses números através do Google Analytics.
Um erro que cometi no primeiro rascunho desse OKR foi ter direcionado os KRs para atividades. Por exemplo, dizer que um KR seria divulgar um post no LinkedIn pelo menos uma vez por mês. Essa divulgação é o que eu vou fazer para atingir alguma métrica, então o resultado-chave tem que apontar para essa métrica.
Motivação de uso dos OKRs
Mesmo sabendo a definição, entendo que isso não é o suficiente para convencer alguém da importância do uso da metodologia. Mas o livro também apresenta algo que o autor chama de 4 superpoderes dos OKRs:
Foco: os OKRs definem o que deve ser feito. Idealmente, tudo que não impacta no objetivo não deve estar na lista de tarefas do time
Alinhamento: com os OKRs, o trabalho de cada pessoa está alinhado com o trabalho da equipe, que está alinhado com a missão geral da empresa
Acompanhamento: os OKRs devem ser acompanhados e revistos ou adaptados de forma frequente, com as pessoas se responsabilizando pelos resultados
Esforço: podem ser definidos OKRs compromissados para garantir as metas e OKRs ambiciosos para elevar o nível da empresa como um todo
Em uma mesma ferramenta, encontramos uma solução para ter foco e alinhamento dentro de toda empresa. E uma forma de elevar o nível de performance a cada ciclo. Acredito que muito do sucesso desses itens está no acompanhamento constante e no uso adaptado dos OKRs à realidade da empresa que está tentando implementá-lo. O importante é saber que essas são vantagens que surgem conforme se aprende a usar os OKRs, não sendo possível ver resultados do dia para noite.
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Os OKRs exigem uma mudança cultural para funcionar. Sem o comprometimento de todos os envolvidos, ele se torna apenas mais um trabalho dentre diversos trabalhos já existentes no dia a dia.
Até mesmo no exemplo simples que eu dei é possível perceber o quanto existe um direcionamento. Então, não importa se os OKRs são usados de forma cascateada entre equipes ou de maneira geral na empresa. O recomendado é iniciar a implementação, mostrar para todos a importância e o propósito e ir evoluindo na implementação a cada aprendizado.
🪴 Organização pessoal: Metas pessoais
Seção para reforçar o meu compromisso de manter a minha própria organização.
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Aproveitando a edição sobre OKRs, gostaria de abrir um pouco mais o tema para o campo pessoal. Estou lendo o livro "A velocidade da confiança" e um trecho me chamou muito a atenção:
Frequentemente, assumimos certos compromissos - a exemplo de quando fixamos metas que queremos atingir ou formulamos as famosas resoluções de Ano-Novo - que não conseguimos cumprir. Acabamos, pois, concluindo que não podemos confiar nem em nós mesmos. Se não podemos confiar em nós mesmos, será duro confiarmos nos outros.
Apesar do foco na confiança, fiquei pensando muito na definição e acompanhamento de metas pessoais. No trabalho é muito comum estabelecermos metas e acompanharmos de perto até o fim. Afinal, é importante atingir o que foi definido. Mas porque, geralmente, não temos o mesmo comprometimento com o que prometemos para nós mesmos?
Fazendo uma retrospectiva, notei que todos os anos faço promessas de ano novo, mas nem sempre as acompanho durante o ano. É uma promessa que é feita na virada do ano e só é conferida na virada do ano seguinte. O que me torna muito hipócrita ao ficar chateada com a não conclusão de algum item da lista.
Levando o planejamento semanal mais a sério, também notei essa minha tendência de planejar muito e acompanhar pouco na esfera pessoal. Mas acredito que esse é um comportamento de quem vive no piloto automático, o que é recorrente no meu caso. Fazer um planejamento semanal e me comprometer a verificar as tarefas planejadas diariamente tem me tirado um pouco desse modo. Mas também deixa claro o quanto as minhas ambições nem sempre se traduzem em ações.
Por exemplo, eu estou literalmente há semanas sem bordar. Seja porque estou estudando bastante ou porque estou com algumas preocupações no momento. Porém, olhando o meu planner e vendo quantos dias estão sem essa atividade marcada, eu percebo que eu sozinha não consigo ter uma noção exata de quanto tempo faz que eu não bordo mais. Na minha cabeça, parece que fazem só alguns poucos dias que deixei o bordado de lado.
Isso é algo que acontece só comigo? Acredito que não. Mas ainda estou trabalhando bastante para conseguir atingir o meu objetivo do ano e, quem sabe, estar mais ciente do quanto estou seguindo os meus planejamentos pessoais.
💬 Falando sobre agilidade: Estimativas
Uma seção para falar de agilidade, misturando teoria, prática e muitos questionamentos.
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Se você acompanha o meu blog e a newsletter há algum tempo, deve ter acompanhado a minha jornada com as estimativas. Eu atuava como Scrum Master e testei o uso de pontuação com e sem Planning Poker, estimei com uso de tamanho de camiseta e até com horas. A cada experiência, enfrentava problemas diferentes: reuniões de planejamento muito longas, demora para o time chegar a um consenso do quanto cada ponto significava, horas estimadas totalmente diferentes das horas realizadas.
Por isso, usar estimativas não estava mais fazendo sentido e me parecia ser uma perda de tempo. Sei que vários nomes importantes da agilidade já falaram sobre isso e que pode parecer lógica essa transição para algumas pessoas. Mas ter essas experiências e entender o quanto estimativas estavam sendo úteis ou não foi muito importante para que eu entendesse e valorizasse a forma que acompanho o time hoje.
Atualmente, não faço estimativas junto ao time e estou usando uma integração do Jira com o Nave para analisar as métricas. Dentro do Nave, eu uso como fonte principal para análise o gráfico Cycle Time Scatterplot:
Com ele, eu tenho uma visão de quantos dias o time leva para entregar um item. As linhas de percentil representam a quantidade de itens que são entregues dentro de um determinado intervalo. No print, 85% dos itens foram entregues em 31 dias, por exemplo. E a linha pontilhada verde mostra a tendência de cycle time futura, que no exemplo mostra que irá aumentar. Explico um pouco mais aqui.
A diferença principal dessa abordagem é que agora eu tenho dados reais para entender o desempenho do time e negociar prazos e estimativas. Quando fazia uma estimativa com base no entendimento do time, ela tinha uma alta probabilidade de estar errada. Já que quando o desenvolvedor inicia a demanda, geralmente encontra impedimentos e detalhes que não foram considerados no planejamento e que não podem ser ignorados. Com esse e outros fatores, a estimativa se tornava muito distante da realidade.
Analisando apenas os dados passados, eu tenho uma forma de prever o futuro com mais segurança. As linhas de percentil me dão níveis de confiança diferentes, nunca a 100%, mas numa margem que me permite entender que imprevistos acontecem. Então, usando essas taxas de confiança mais altas como direcional, eu tenho a realidade muito próxima do que foi previsto.
Além disso, também consigo direcionar as cerimônias do time para que se foque no que é preciso fazer. Ninguém precisa sinalizar tempo de entrega, exceto em casos que os itens do backlog são muito maiores do que os de costume. O que importa é que todos saiam com o entendimento do que deve ser feito e os pré-requisitos para a conclusão.
Se algum item desvia muito da tendência e do histórico, ele será analisado e avaliado no detalhe. Para entender o que aconteceu e como podemos evitar que se repita. Mais uma vez, o tempo que seria dedicado a estimativas irreais pode ser direcionado para resolver problemas que aconteceram durante o desenvolvimento e que precisam ser resolvidos.
Como compartilhei num texto sobre simplicidade, estou tentando lapidar o meu trabalho, de forma a fazer menos atingindo mais resultados. Remover a etapa de estimar me parece estar muito alinhado com essa forma que pretendo seguir e tenho colhido bons resultados assim.
Não estou aqui para dizer que estimativas não trazem nenhum benefício, nem que você deve deixar de usá-las. Eu mesma tive que experimentar diversas formas de estimar antes de me convencer de que não precisava dessa etapa. Então, use o que faz sentido para o seu contexto e o que te deixa mais confortável.
📄 Notas quinzenais
Uma curadoria sobre tudo o que chamou a atenção nos últimos dias. Por William Brendaw.
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O acerto da Apple com o Vision Pro
Um pequeno ensaio meu sobre porque o novo dispositivo de realidade aumentada e virtual da Apple é um melhor caminho para o futuro do que os apresentados até agora para metaversos e afins.
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O tempo que os jovens passam fora de casa é um possível indicador de seu sucesso no futuro
Ou como o professor Scott Galloway (autor do texto) acredita que a situação econômica atual está prejudicando os jovens em aproveitarem mais a vida.
Conteúdo em inglês.
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Um site bem interessante que trás alguns dados sobre o quanto você está ficando velho.
Tipo somar duas idades de dois jovens famosos que certamente estão estourados no TikTok. Ou também listar algumas estatísticas da sua vida, em conjunto a um apanhado de coisas que aconteceram desde o seu nascimento até hoje.
Conteúdo em inglês.
📚 Lista de leitura
Registro de todos os livros que li desde o último envio da newsletter. A lista completa de livros que prometi ler esse ano pode ser vista no post Lista de leitura 2023.
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Eu ando querendo ler um pouco mais de gibis / HQs. E, procurando onde poderia ler algo do tipo, me lembrei de outra recomendação que vi no Twitter: o FunkToon.
Ele é um aplicativo para a leitura de quadrinhos nacionais e tem muito conteúdo gratuito. Dentre os quadrinistas que eu já acompanho no Twitter e que também aparecem no aplicativo estão: Carlos Ruas, Lark, Rafa Fritzen e Helô D'Angelo.
Ainda estou explorando o aplicativo e pretendo compartilhar futuramente aqui as histórias completas e interessantes que eu encontrar.
Enquanto isso, segue a lista de leituras da última quinzena:
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O gato brasileiro - Arthur Conan Doyle
Mais um conto para a lista. Gostei bastante desse, que tem uma história bem gostosa de ler e um final até que surpreendente. Ao contrário do conto anterior, terminei a leitura muito satisfeita com a narrativa.
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A última coisa que ele me falou - Laura Dave
Só não dei 5 estrelas porque me irritei muito lendo esse livro. Mas era uma irritação que não me impedia de largar a leitura. Terminei ele em 4 dias e no fim gostei bastante. Acho que até os pontos que me irritaram foram bem justificados. Ainda pretendo ver a série no Apple TV+.
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Este livro apresenta o que são os OKRs e como eles foram usados em diversas empresas de sucesso. Além de mostrar a teoria, vários exemplos de diversos segmentos são apresentados. Na parte final, está o playbook de OKRs do Google. Considero uma boa referência para quem deseja entender mais a fundo o propósito dos OKRs e como eles podem ser úteis.
💻 Últimos posts do blog
Seção onde envio as atualizações do blog, sempre no estilo slow blogging.
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Desenvolvimento pessoal
Hábitos para uma vida saudável
Neste post, compartilho o que tenho feito no último ano para manter uma rotina saudável. E, como uma rotina saudável não é criada do nada, já adianto que nenhuma dica é instantânea. É preciso se dedicar para a criação de hábitos que, na minha opinião, valem muito a pena.
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Newsletter
Este é um texto publicado originalmente na newsletter, em que compartilho alguns pontos a se considerar quando queremos trabalhar de forma mais simples. Porque de nada adianta fazer menos se não estamos fazendo o que é certo.
Nesse final de semana eu terminei de assistir a terceira temporada de Ted Lasso. Eu poderia falar aqui sobre o quanto essa série apresenta lições de liderança, gestão, valorização das pessoas e saúde mental. Mas vou me limitar apenas a dizer que não é só uma série sobre futebol e que vale muito a pena ver. É daquelas que dá vontade de esquecer tudo o que viu para poder assistir de novo.
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Por hoje é isso, boa quinzena!
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PS: aceito dicas de séries para maratonar.
