Compartilhe esta publicação
🏞️ Trilha de Valor #75 - Transferência de habilidades
Tempo de leitura: 17 minutos
Olá,
Primeiramente, queria agradecer a todos que baixaram ou compraram o meu e-book. Sempre dá um frio na barriga quando lanço algum projeto novo, mas ver que as pessoas se interessam no que tenho para dizer é um grande motivador para seguir compartilhando conhecimento.
Inclusive, o tema da edição de hoje tem muito a ver com isso. Quando estamos ensinando alguém, é importante seguir um certo fluxo para que o conhecimento seja absorvido, algo muito parecido com o aprendizado 70/20/10. E assim que conheci esse framework de transferência de habilidades, a primeira coisa que pensei foi em compartilhar aqui na newsletter. Espero que concordes comigo que é um conhecimento bem interessante de se ter. Além disso, falo sobre gestão de times remotos. Esse é um tema que acabou não entrando na série "Sobre gestão" e nem no e-book, mas não quis deixar apenas nos meus rascunhos.
A edição de hoje também tem mais um curso concluído no Coursera, as Notas quinzenais com vídeo e artigos para expandir o conteúdo além da newsletter, as minhas últimas leituras e a lista de posts que publiquei nos últimos quinze dias.
Boa leitura!
Abraço,
Ingrid Machado
Nesta edição
🎯 Tema da edição: Transferência de habilidades
🪴 Organização pessoal: Prepare-se
👩🏽💼 Sobre gestão: Gerenciando times remotos
📖 Aprendizado contínuo
📄 Notas quinzenais
📚 Lista de leitura
💻 Últimos posts do blog
🎯 Tema da edição: Transferência de habilidades
Seção para falar sobre o tópico principal da edição.
ㅤ
A especialização em coaching que estou fazendo no Coursera apresenta um framework bem interessante para ensinar alguém a desempenhar o seu papel. Apesar de ser focado em gestores, acredito que esse é um tópico que pode ajudar qualquer pessoa que trabalha em um time e se preocupa em ter todos os integrantes cientes do trabalho a ser feito.
É um framework que pode ser usado para qualquer habilidade e que seguem etapas suficientes para que quem está aprendendo consiga absorver o conhecimento. Às vezes, ensinamos algo e não validamos o entendimento ou até mesmo esquecemos de mostrar na prática e ficamos só na teoria.
Seguindo os quatro passos, o resultado esperado é uma transferência de conhecimento mais efetiva e uma independência de quem está aprendendo para resolver o mesmo problema sozinho nas próximas vezes.
Ele é apresentado como "Tell, show, do, and review" e eu traduzi para "Diga, mostre, faça e revise".
Diga
O primeiro passo é explicar o que deve ser feito. Além disso, deve ficar claro qual é o resultado esperado.
Usando como exemplo a criação de um slide com dados sobre o atingimento de metas do mês, nessa etapa seria necessário explicar o que deve ser incluído no slide, onde essas informações serão coletadas e em qual formato elas devem ser apresentadas.
Depois de todo o contexto explicado, o slide pronto é mostrado como exemplo.
Mostre
Para ficar mais claro o que é esperado, nessa etapa é feita uma demonstração de como se faz o trabalho esperado na prática. Nessa etapa, ainda é a pessoa que está ensinando que vai fazer a atividade.
No nosso exemplo, quem está ensinando vai criar um novo slide, configurar o layout, abrir as ferramentas para coletar os dados das metas de algum mês anterior e preencher o slide.
Faça
Essa é a etapa em que quem está aprendendo vai tentar reproduzir o que foi ensinado. Quem está ensinando vai apenas observar e fazer anotações.
Seguindo no exemplo, quem está ensinando vai orientar o aprendiz para ele faça o slide de um mês anterior diferente do exemplificado. Mesmo que erros sejam cometidos, quem está orientando vai apenas observar e anotar o que está desviando do esperado.
Revise
Depois da etapa anterior ser concluída, é chegada a hora de passar feedbacks a respeito do que foi reproduzido. Quem está ensinando deve elogiar o que foi feito corretamente e destacar o que não foi feito da forma esperada. Além disso, podem ser sugeridas mudanças na forma de fazer e reforçado o que é inegociável na atividade.
Finalizando o exemplo, quem está aprendendo vai ouvir as observações sobre o slide. Se está feito da maneira correta, o feedback é apenas positivo. Mas se algo está fora do esperado, como alguma informação fora de ordem, comentários podem ser feitos para destacar que nem tudo foi seguido literalmente.
Se algum passo inegociável foi negligenciado, é importante reforçar que algumas coisas não podem deixar de ser feitas. No caso das metas, é inegociável prestar atenção no momento de preencher os números, que devem sempre refletir a realidade e causam prejuízo caso contrário.
ㅤ
Resumindo, o framework é o seguinte:
Diga: explique o que tem que ser feito
Mostre: demonstre como a atividade deve ser feita
Faça: peça para quem está aprendendo reproduzir a atividade
Revise: dê feedback a respeito do que foi feito
ㅤ
Eu gostei de conhecer esse framework, porque é muito comum apenas explicar alguma coisa para alguém pensando que fui clara o suficiente. Nem todas as pessoas possuem a mesma bagagem que a gente e pode ser que possuam tanta experiência que nem precisamos nos preocupar tanto em explicar alguma atividade.
Pensando do lado de quem está aprendendo, acho que me sentiria muito mais segura se o framework fosse usado a cada nova atividade que fica sob minha responsabilidade. Mesmo em tarefas mais diretas para executar, é sempre bom reforçar o entendimento.
Por isso, seguir passos estruturados que garantem que a outra pessoa está pronta para seguir adiante me parece ser uma estratégia boa para compartilhar conhecimento.
🪴 Organização pessoal: Prepare-se
Seção para reforçar o meu compromisso de manter a minha própria organização.
ㅤ
Eu sofro com uma certa ansiedade quando preciso fazer algo novo pela primeira vez. E de todas as técnicas que conheço para me ajudar com essa característica, me preparar para o que preciso fazer é a que mais me ajuda.
Eu tenho vergonha de falar em público e estou fazendo algumas palestras no trabalho para vencer essa dificuldade. Iniciei fazendo palestras para o time, depois para a área que trabalho e agora vou encarar toda a empresa. E só consigo pensar que não posso deixar de montar a apresentação com antecedência e treinar o que pretendo apresentar.
Sem esse preparo, tenho certeza de que vou paralisar e esquecer de metade do que gostaria de falar. Mesmo com o auxílio dos slides. Deixar o material pronto com antecedência vai me permitir anotar pontos que preciso de apoio para lembrar. Treinar antes vai me dar o máximo de conforto possível para entrar de forma calma e concentrada na reunião.
Uma dica muito útil que estou incluindo no meu preparo vem do curso "A ciência do bem-estar". Nele, a professora fala que é muito mais fácil atingirmos os nossos objetivos se pensamos com antecedência em possíveis obstáculos. Então também já penso na possibilidade de ser interrompida no meio de um raciocínio ou de não ter nenhuma interação nos momentos planejados para isso.
Pode ser que eu não consiga lidar da melhor forma possível com imprevistos, mas, se eu pensar em planos de ação com antecedência, certamente terei uma resposta menos estressante no momento.
E não penso no preparo apenas para eventos no trabalho. Eu costumo encarar tudo na minha vida dessa forma. Já compartilhei em outra edição o meu plano de estudos para o ano. Esse é um exemplo bem simples, mas que me ajuda muito a acompanhar o quanto estou atingindo os meus objetivos e a entender no final do ano se realizei o que gostaria.
Também sou bem preparada em relação ao meu controle de gastos. Tenho um documento em que coloco todos os meus ganhos e despesas e não faço nenhuma compra antes de consultar o meu saldo. Já sofri muito no passado por achar que tinha dinheiro suficiente para investir em algo quando, na verdade, tinha me esquecido que o valor já estava comprometido com outra coisa.
Até mesmo as compras no supermercado viraram uma forma de me preparar para gastar menos e desperdiçar menos comida. Andar pelos corredores apenas pensando no que deveria levar sem uma lista já me fez ficar sem alguns itens importantes para a semana e ter que voltar novamente às compras.
Tirar um tempo para pensar, com calma e focada, me permite encarar várias situações de maneira mais tranquila. Sei que pode parecer uma dica muito simples, mas pense no quanto você tem estresse, retrabalho ou arrependimento quando faz algo sem parar para pensar antes.
Por isso, ser ansioso pode até ser um bom motivo para focar em se preparar. Mas acredito que não é o único.
👩🏽💼 Sobre gestão: Gerenciando times remotos
Uma seção para compartilhar as minhas descobertas a respeito da gestão de pessoas. As referências usadas na seção estão aqui.
ㅤ
Já mencionei alguns itens relacionados com esse tema no post sobre estratégias para gerenciar mais de um time. Mas gostaria de focar hoje nas práticas específicas para a gestão de times remotos.
Já estamos muito acostumados com a dinâmica presencial, porque sempre foi assim. E a mudança para o remoto, em muitos casos, não foi gradual. Mas sim uma mudança do dia para a noite causada pela pandemia de COVID-19. Por isso, sempre acho importante relembrar boas práticas que evitam uma gestão que cai no microgerenciamento.
Faça acordos
É importante fazer acordos com o time para deixar as expectativas bem claras. Sem a proximidade física, não conversamos tanto nos intervalos e perdemos algumas oportunidades de alinhamento informal. Mas isso não deve significar que o trabalho remoto não funciona ou não é alinhado. E sim que esses alinhamentos precisam ser feitos de forma diferente.
Dentre os acordos que costumo fazer estão:
Deixar as expectativas claras
Apoiar no uso das ferramentas
Definir o escopo de trabalho
Fomentar o bom uso da comunicação assíncrona
Deixar as expectativas claras
Quando o trabalho junto ao time é iniciado, é importante deixar as expectativas claras. Tanto do que se espera do time quanto do que se espera de cada integrante individualmente.
A nível de time, as expectativas podem ser demonstradas através dos resultados esperados, se fazendo uma conexão direta com o propósito e metas da empresa. Entender o quanto o trabalho do time tem potencial de impactar no resultado costuma ser muito útil para que todos se responsabilizem pelas entregas e entendam a importância do time que fazem parte. Isso tem impacto direto na motivação e na conclusão do trabalho que realmente traz valor.
A nível individual, deixar a expectativa clara também é uma forma de passar tranquilidade para cada integrante. Sabendo o que é esperado, o dia a dia flui melhor e cada pessoa consegue entender por si só como pode contribuir para o resultado do time. Quando algum problema ou demanda fora do escopo surgir, certamente será mais fácil para cada um entender o que fazer antes de apenas sair pedindo ajuda sem entender o contexto.
Apoiar no uso das ferramentas
Cada empresa costuma ter o seu próprio conjunto de ferramentas e alguns direcionais sobre o uso. Como gestor, é importante definir as ferramentas que estão dentro do escopo do time e deixar claro qual é o uso e objetivo de cada uma.
No meu contexto, o principal exemplo que posso passar é o uso do Jira. Usamos um quadro Kanban para apoiar no acompanhamento do trabalho e garantir o entendimento e bom uso pelo time está sob a minha responsabilidade. Por isso, ao definir que esse é o objetivo da ferramenta, também incluo na minha rotina algumas atividades para a manutenção do uso correto pelo time.
Em casos de sugestões de mudanças, geralmente sugiro que levem as ideias para as Retrospectivas e que todos se envolvam na evolução do processo. Porque, apesar de ter a responsabilidade da governança, eu não devo ser a única preocupada com o melhor uso.
Definir o escopo de trabalho
Algumas demandas podem atropelar o planejamento e o time assumir sem mesmo ser da sua responsabilidade. Mesmo quando temos uma boa comunicação com o time, dúvidas sobre a atuação podem surgir e é preciso reforçar o que é de responsabilidade do time e o que não é.
É muito comum que algumas pessoas peçam ajuda diretamente para os integrantes do time que, por boa vontade, não negam essa ajuda. Mas pode ser que essa boa ação gere um volume de trabalho que atrapalha o andamento do que está acordado. Por isso, além de deixar claro o que é do escopo do time, é bom reforçar que o backlog é a principal fonte de atividades e idealmente tudo deve passar por lá. A ideia é evitar ao máximo o volume de trabalho escondido.
Fomentar o bom uso da comunicação assíncrona
A orientação que passo para os times nesse ponto já foi comentada em outros posts da série "Sobre gestão", mas não custa reforçar:
Uso do canal da Squad para dar visibilidade dos acontecimentos para todas as pessoas do time
Uso de status para indicar se está em reunião, em foco, demorando para responder ou indisponível
Entendimento de que a comunicação é assíncrona, por isso não devemos enviar mensagens aos poucos e nem esperar respostas imediatas
Faça reuniões de alinhamento
Gosto de manter um baixo número de reuniões junto do time. Mas esse formato só funciona quando as reuniões têm a presença de todos.
Além de enviar os principais recados no canal da Squad, reforço o que não pode ser ignorado nas reuniões de alinhamento quinzenais. Assim, tento ao máximo garantir que todas as pessoas do time estão alinhadas e sabem o que tem que ser feito dentro e fora do escopo do time.
É basicamente um alinhamento de expectativas, mas que acontece de forma regular. Não apenas na entrada de um novo integrante no time.
Por fazer reuniões quinzenais de 1 hora, sempre considero que todos estão focados nos recados que estão sendo passados. São poucas reuniões no mês e justamente por isso precisam ser efetivas, para evitar mais reuniões desnecessárias.
Acompanhe o andamento do trabalho pelas ferramentas
A melhor forma de acompanhar o trabalho remoto é através das ferramentas de gestão. Como mencionei, utilizo o Jira no meu dia a dia de trabalho e uso ele como fonte de informação do trabalho do time.
Por isso, um dos reforços constantes das reuniões de alinhamento é a necessidade de manter o Jira atualizado. Também aproveito esses momentos para tirar dúvidas sobre o uso da ferramenta.
Usar o quadro do Jira como fonte de informação reduz e muito a necessidade de chamar os integrantes do time para entender o andamento do trabalho. Ficando necessário apenas quando mais detalhes são exigidos.
As métricas do time guiam boa parte do meu trabalho e elas são coletadas dessas ferramentas. Ao fazer a comparação das métricas anteriores com as atuais, consigo avaliar se vou precisar intervir nas demandas ou se o time consegue seguir sem o meu apoio.
Se mantenha disponível
Se manter disponível é importante tanto no presencial quanto no remoto. Mas deixar claros os canais de comunicação e a disponibilidade para o time sempre ajuda.
Gosto de alinhar com o time que temos que ter uma métrica razoável para entender o momento de pedir ajuda. Mas, se algo já parece intransponível desde o início, não existe problema nenhum em me acionar imediatamente. O time sabe que tem abertura para me procurar a qualquer momento e a velocidade da resposta depende apenas das reuniões que tenho no dia. Mas sempre considero responder o time como prioridade.
Muitas pessoas não se dão bem com o remoto porque não conseguem respostas do time ou não sentem que estão trabalhando junto de outras pessoas. Por isso, gosto de estender o acordo de disponibilidade para todo o time e reforçar a importância de deixar o status atual claro nas ferramentas de comunicação.
ㅤ
Como sempre, essa não é uma lista exaustiva. Por isso, fique à vontade para comentar com outras sugestões de práticas para a gestão de times remotos.
📖 Aprendizado contínuo
Seção com a minha rotina de aprendizado.
ㅤ
🖥️ Cursos do Coursera
O penúltimo curso da especialização em coaching foca em práticas que apoiam no coaching dos liderados. A instrutora apresenta os tipos de pessoas que fazem parte de um time, em um espectro de desempenho, o que achei uma forma bem interessante de pensar nas necessidades de cada um.
Além disso, é passada uma estrutura básica de agenda de coaching, ferramentas de coaching, cenários de uso para essas ferramentas e como fazer coaching com quem faz coaching. Foi um curso bem completo e com bastante conteúdo. Gostei das dicas passadas, principalmente com os cenários de coaching apresentados.
📄 Notas quinzenais
Uma curadoria sobre tudo o que chamou a atenção nos últimos dias. Por William Brendaw.
ㅤ
Jovens abandonam redes sociais e adotam novos hábitos na internet
Esse movimento está sendo chamado de Low Profile, que significa que uma parcela da geração Z está preferindo ser mais discreto do que ficar no ciclo de exposição sem fim das redes sociais.
Acho que podemos aprender muito com eles.
ㅤ
Como o Google está matando sites independentes
Uma combinação letal de conglomerados de mídia inundando a internet com conteúdos inúteis para ganhar dinheiro com publicidade por cliques, aliada a inatividade do buscador com o seu modelo de negócio está acabando com a verdadeira internet.
Conteúdo em inglês.
ㅤ
Um guia para viagens no tempo nos filmes
Um belo apanhado de 20 filmes que têm o tema viagem no tempo como enredo, relacionando o valor do entretenimento com a precisão científica.
Conteúdo em inglês.
📚 Lista de leitura
Registro de todos os livros que li desde o último envio da newsletter. A lista completa de livros que prometi ler esse ano pode ser vista no post Lista de leitura 2024.
ㅤ
“E eu não sou uma mulher?”: A narrativa de Sojourner Truth - Sojourner Truth
Esse livro foi a leitura de março do desafio de leitura BibliON 2024, com o tema biografia de uma figura histórica. A escravidão é uma mancha na história da humanidade que tem as suas consequências visíveis até hoje e o que aconteceu não pode ser esquecido. O livro apresenta o ponto de vista de quem sofreu desse mal na pele e mostra como a sociedade da época tratava os escravizados. É a história de uma mulher que encontrou na fé uma forma de viver a vida que tinha.
Apesar de ser citado que os eventos mais pesados foram deixados de fora da narrativa, o que ela compartilhou foi o suficiente para que qualquer um entenda o sofrimento que essas pessoas passaram.
Incluído na minha lista do BibliON.
ㅤ
Decidi ler essa coletânea totalmente influenciada pelo trailer do novo filme do Deadpool. Pelos acontecimentos do MCU, sinto que posso ter alguns spoilers do destino do personagem nesse filme. Mas não acho que foi nada que estrague a experiência que vou ter vendo ele no cinema. São HQs bem fáceis de ler e bem divertidas. Não conhecia o Deadpool além dos filmes e agora quero ler toda a coleção disponível no Kindle Unlimited.
O Clube do Livro para Introvertidos é um clube do livro focado em não ficção e com leitura assíncrona. Por apenas R$ 5 mensais, você recebe o acompanhamento da leitura atual e tem acesso a todas as leituras anteriores.
💻 Últimos posts do blog
Seção onde envio as atualizações do blog, sempre no estilo slow blogging.
ㅤ
Livros
Post apresentando o lançamento do meu e-book e explicando o que pode ser encontrado em cada capítulo para quem lê o blog.
ㅤ
Insights
Quando iniciei cada um dos meus projetos, busquei muitas referências para entender como as outras pessoas mantinham os seus próprios projetos rodando e evoluindo. Como estou com 3 projetos em paralelo e cada um deles evoluiu de forma diferente, pensei em escrever esse post para disponibilizar mais uma experiência online, do tipo das que eu costumo pesquisar para entender como as coisas chegam ao formato atual.
ㅤ
Desenvolvimento pessoal
O primeiro texto do desafio Mini 1000 é uma reflexão a respeito da escrita. Desde quando comecei a escrever, sinto que encontrei uma atividade que me beneficia em várias áreas da minha vida. Por isso, escolhi categorizar esse post como desenvolvimento pessoal.
Texto 1/6 do desafio Mini1000.
Vou deixar como um extra para quem lê a newsletter até o final o link da planilha sobre empresas de TI. Foi aberto um formulário (esse eu não tenho o link) para que as pessoas pudessem falar sobre a sua experiência com empresas tóxicas. Na primeira vez que consultei, as respostas pareciam mais sérias e refletiam muitos problemas que já vi em diversos lugares.
Primeiramente, acho importante deixar claro que os diversos crimes reportados na planilha devem ser denunciados. Para mim, fica claro o quanto situações tóxicas são confundidas com situações criminosas. Acho que é uma diferença óbvia, mas é sempre bom deixar o entendimento alinhado.
Fiquei bem reflexiva com as respostas, principalmente porque passei por alguns lugares da lista em que vi coisas não tão legais, mas nada do nível que foi descrito. Assim como também já passei por lugares que me nego a retornar e que nem foram mencionados. Acho que fica claro o quanto o time em que estamos impacta e muito na experiência que temos nas empresas. Porque cada pessoa vai enxergar a sua situação de forma diferente, conforme o ambiente em que está inserida.
Falei sobre isso no post "Não seja o seu trabalho", mas não custa reforçar: mantenha uma rotina pessoal saudável e crie uma reserva de emergência. Infelizmente, muitas pessoas se mantêm em situações tóxicas no trabalho pelo simples fato de não ter opção. Então depende de cada um viver uma rotina que pensa no futuro e não nos prende em lugares que não queremos estar. Você pode estar feliz hoje, mas essa situação pode mudar e o melhor que você pode fazer agora é se preparar para isso.
Eu acabei usando essa reflexão de inspiração para a próxima edição. Por isso, não vou me alongar muito aqui no final.
ㅤ
Por hoje é isso, boa quinzena!
✉️ Edição anterior
📬 Último envio do clube do livro
