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🏞️ Trilha de Valor #59 - Alinhamento versus autonomia
Tempo de leitura: 10 minutos
Olá,
Conforme o final do ano vai se aproximando, gosto de refletir sobre questões de planejamento e execução. Sei que é um assunto importante para o ano inteiro, mas temos uma tendência de revisitar esse tópico nessa época do ano. Por isso, escolhi como assunto da edição a matriz de alinhamento versus autonomia, uma visão importante para entender como o planejamento se transforma em execução.
Além disso, também trago como faço o meu planejamento semanal na seção "Organização pessoal". Esse é um tópico que já havia prometido em edições anteriores e acabou ficando para depois. E, mesmo com o comentário sobre o final de ano próximo, acredito que essa é uma boa prática para iniciar em qualquer época.
Boa leitura!
Abraço,
Ingrid Machado
Nesta edição
🎯 Tema da edição: Alinhamento versus autonomia
📘 Clube do livro para introvertidos
🪴 Organização pessoal: Planejamento semanal
🎯 Tema da edição: Alinhamento versus autonomia
Seção para falar sobre o tópico principal da edição.
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É provável que você já conheça essa imagem que compara alinhamento e autonomia. Mas, caso não conheça, gostaria de falar sobre esses dois conceitos que, quando relacionados, podem impactar e muito no trabalho do dia a dia.
Primeiro, seguem as definições que estou usando para cada um desses conceitos dentro do contexto organizacional:
Alinhamento: entendimento do que tem que ser feito e por quê.
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Autonomia: capacidade de tomar decisões com base nas informações disponíveis e de definir como fazer o que tem que ser feito.
De acordo com os níveis de alinhamento e autonomia, podemos ter 4 situações diferentes:
Autocracia: quando existe um alto alinhamento com baixa autonomia, estamos numa autocracia. O gestor faz um alinhamento com comando e controle, ditando o que deve ser feito e como deve ser feito. O time apenas cumpre ordens.
Apatia: quando existe um baixo nível de alinhamento e baixa autonomia, temos um cenário apático. Seguimos tendo um nível de microgerenciamento, mas com o time totalmente desinteressado pelo trabalho sendo feito. É uma cultura de indiferença.
Anarquia: em casos em que o nível de alinhamento é baixo mas a autonomia é alta, cria-se a anarquia. Os times fazem o que querem e a liderança não consegue comunicar um direcional claro. O dia a dia se resume ao caos.
Autonomia alinhada: com um alto nível de alinhamento e um alto nível de autonomia, temos o que podemos considerar o melhor caso, em que o time sabe o contexto do seu trabalho e pode definir as soluções de forma colaborativa.
A questão que fica é: se entendemos que o ideal é ter alinhamento e autonomia, porque acontecem tantos casos de autocracia, apatia e anarquia nas empresas? Acredito que a resposta não é tão simples, se é que sei a resposta para isso. Mas entendo que já vivi cada um desses casos em locais diferentes e a maioria se explica pela liderança que está junto ao time.
Por mais que seja senso comum de que devemos seguir boas práticas de gestão, o dia a dia nem sempre acontece assim. É comum vermos gestores se preocupando com detalhes da operação ao mesmo tempo que não dão visibilidade sobre a direção que o time deve seguir. Ou que são muito bons fazendo alinhamentos mas não dão autonomia.
Acredito que a melhor forma de usar a matriz de alinhamento versus autonomia é avaliar qual é a situação do time em que você se encontra agora. Caso a conclusão seja qualquer uma diferente de autonomia alinhada, recomendo que pense em ações para resolver a situação. Se você é gestor de um time, essa análise fica até mais fácil. Nesse caso, sugiro que envolva o time para entender se todos sabem o propósito e se todos sentem que possuem autonomia para trabalhar.
Dinâmicas como o Happiness Radar ou o Health Check podem ajudar a entender a visão do time a respeito desses dois pontos. E até a criar bons planos de ação para mudar o cenário. Já adianto que não é um trabalho com resultado imediato, mas sim um compromisso contínuo para manter o time nos níveis corretos de alinhamento de autonomia.
Avaliar constantemente qual é a percepção do time ajuda a melhorar e muito a dinâmica de trabalho. Mas não basta avaliar sem ter mudanças substanciais para mudar o que está errado. Por isso, recomendo que você se organize antes de iniciar esse tipo de ação junto ao time. E se prepare para sustentar um trabalho de longo prazo em casos de ações necessárias além do escopo do time.
📘 Clube do livro para introvertidos
Um clube para quem quer participar de leituras coletivas, sem necessariamente precisar interagir. Para participar, inscreva-se na newsletter do projeto.
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Ainda estou aprendendo a organizar o clube do livro aqui dentro e o Substack não está facilitando a minha vida. Por isso, tive que fazer mais uma mudança desde o envio da última edição.
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🪴 Organização pessoal: Planejamento semanal
Seção para reforçar o meu compromisso de manter a minha própria organização.
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Já citei diversas vezes aqui na newsletter que estou fazendo um planejamento semanal. E, apesar de estar usando um planner, sinto que ele é apenas uma ferramenta para que eu visualize a organização geral da minha semana. Porque, quem vai ditar o meu dia a dia de verdade, são os alarmes e a minha agenda do Google.
Eu já tinha uma prática de colocar lembretes importantes na agenda e no alarme do celular, mas estou testando um formato novo. Essa nova organização eu aprendi no curso do Vida Organizada e tem funcionado bem até o momento. E é basicamente conciliar as ferramentas, mas deixando bem claro que a semana será organizada na agenda.
Inicialmente, eu verifico o que já existe na minha agenda, como os eventos que são recorrentes, por exemplo. A partir daí eu começo a editar na visão semanal quais são as atividades específicas da semana. Por ser digital, não importa muito como eu faço essa primeira organização, porque é bem fácil de editar e ajustar depois.
Para essa etapa, eu sigo algumas regras:
As atividades mais importantes ou que demoram mais para concluir ficam no início da semana
Para dias com compromissos presenciais, reduzo o número de tarefas
Sexta-feira é o dia com menos tarefas
Não planejo nada para o final de semana, mas uso o sábado de manhã para completar qualquer tarefa pendente que não gostaria de deixar para a semana seguinte
Não são regras muito rígidas e de vez em quando eu não sigo todas. Mas ter essa organização em mente me ajuda a ter uma semana muito mais produtiva. Principalmente porque sei que os meus níveis de energia e disposição numa segunda-feira são muito maiores do que numa sexta-feira. Assim como também sei que trabalho muito melhor pela manhã do que no final da tarde. Caso você esteja tendo dificuldades para completar a sua semana da forma que planejou, conhecer o seu cronotipo pode te ajudar a aumentar a taxa de sucesso.
Eventos pessoais são adicionados no calendário do Google e a organização do calendário editorial no Outlook. Cada uma dessas agendas possui vários tipos de compromisso e, para uma melhor visualização, eu uso o próprio aplicativo de agenda do meu celular para unificar os eventos. Assim, fico com uma visão única para o meu calendário e só tenho o trabalho de categorizar cada evento.
Depois de organizar as tarefas na agenda e revisar a minha semana para entender se tudo está de acordo com possíveis prazos, chega o momento de passar essa organização para o planner. Além dessa cópia dos eventos, eu também incluo nas páginas dos dias da semana qual é a minha prioridade para o dia. Ou seja, além de definir quais são as tarefas que vou fazer em cada dia da semana, defino qual não gostaria de deixar de fazer. Isso ajuda muito quando tenho algo importante que não estou com muita vontade de fazer ou quando é algo que estou adiando há um tempo. Sabendo que sou mais produtiva pela manhã, costumo fazer essas tarefas primeiro, quando possível.
Durante a semana, o meu ritual envolve olhar o meu planner no início do dia e tentar distribuir as tarefas sem horário marcado entre os meus intervalos. Ao final do dia, marco o que consegui concluir e faço o ajuste necessário para o que não foi concluído: a tarefa vai para o dia seguinte ou para o sábado de manhã. Esse geralmente é o momento de avaliar o quanto deixei para o sábado. Se muita coisa ficar para o final de semana, não faz sentido. Então o que não é importante ou urgente pode ficar guardado para a semana seguinte.
Fazer essa verificação duas vezes ao dia não toma muito tempo e eu sinto que estou fazendo muito mais coisas com muito menos esforço. Antes, eu não fazia o planejamento da semana com os dias marcados, tinha apenas a lista de tarefas que queria concluir. Assim, todos os dias pareciam muito cheios e eu nem sempre conseguia concluir tudo.
Para fazer o planejamento semanal, tenho usado o meu domingo no final da tarde. Com esse ritual, também já sinto que vou iniciando o processo de encerrar o final de semana de forma bem tranquila e sem aquele sentimento de tristeza com o início da semana. Se a minha segunda-feira parece ruim, mudo o meu planejamento para que ela fique mais tranquila e para que a carga maior vá para a terça-feira.
Em resumo, o que eu faço atualmente é ver a situação completa da minha semana e me organizar para que eu consiga descansar da forma que eu quiser todas as noites. Por mais que as minhas manhãs e tardes pareçam muito cheias, ter a noite livre me recarrega e me permite chegar ao final da semana bem menos esgotada.
Como comentei, estou seguindo meu cronotipo há bastante tempo. E usar esse tipo de informação a meu favor tem sido um divisor de águas na organização da minha rotina. Recomendo que você entenda a respeito, caso também queira melhorar a sua produtividade durante a semana.
📄 Notas quinzenais
Uma curadoria sobre tudo o que chamou a atenção nos últimos dias. Por William Brendaw.
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Uma reflexão e homenagem aos 30 anos da distribuição Linux que, na minha opinião, é a mais influente e importante no universo dos sistemas operacionais de código aberto.
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Clickworkers estão se voltando uns contra os outros
Uma análise sobre como os clickworkers — trabalhadores online precarizados em funções como preencher planilhas, moderar redes sociais ou também treinar IAs — estão entrando em conflito com os recém-chegados.
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📚 Lista de leitura
Registro de todos os livros que li desde o último envio da newsletter. A lista completa de livros que prometi ler esse ano pode ser vista no post Lista de leitura 2023.
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O clube do crime das quintas-feiras - Richard Osman
Apesar de ser um livro sobre crimes investigados por idosos em uma casa de repouso, é uma leitura muito agradável. São muitas situações interessantes e muitos suspeitos. Mesmo assim, a história fecha sem deixar nenhuma ponta solta. No fim, acho que gostei mais porque juntou muitos itens que eu gosto de encontrar em uma história de ficção.
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Seção onde envio as atualizações do blog, sempre no estilo slow blogging.
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Republicação no blog do tema da edição #52. O penhasco de vidro é um tema que vale a pena ser relembrado, principalmente porque é o tipo de fenômeno que ocorre sem que as pessoas prestem atenção no que está acontecendo. E acredito que podemos evitar muitas situações desconfortáveis quando estamos cientes da existência delas.
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Liderança e gestão
Sobre gestão - Estratégias para gerenciar mais de um time
Ao iniciar o gerenciamento de duas Squads em contextos diferentes ao mesmo tempo, precisei ajustar a minha rotina para manter um ritmo de trabalho sem sobrecarga. Neste post, eu compartilho algumas estratégias que sigo e que me ajudam a manter esse formato de gestão com qualidade.
A edição de hoje está recheada de dicas bem interessantes e espero que você tenha achado elas úteis também. Eu sempre gosto de saber que as dicas funcionam. Por isso, fique à vontade para comentar ou responder o email com feedbacks ou sugestões para as próximas edições.
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Por hoje é isso, boa quinzena!
