Trilha de Valor #15: Rotina
Tempo de leitura: 8 minutos
Olá,
O assunto da edição de hoje é o tópico que venho tentando retomar na minha vida. Adoro ter uma rotina organizada, mas é muito fácil escorregar. Mas falo isso na vida pessoal, porque na profissional sempre tento manter tudo o mais organizado possível.
Inclusive, gostaria de ser comigo mesma a Scrum Master que sou para o time. De vez em quando até considero marcar algumas agendas recorrentes na minha agenda pessoal e definir alguns marcos durante o dia para inspecionar as minhas atividades. Mas só de falar isso já fico um pouco cansada.
Espero que as dicas que reuni aqui hoje sirvam para te apoiar e que façam sentido até para quem nem sabe por onde começar.
Abraço,
Ingrid Machado
Nesta edição
🪴 Organização pessoal: Quebra na rotina
🔄 Falando sobre agilidade: Cadência de cerimônias
👥 Sobre gestão: Organização
📚 Lista de leitura
💻 Últimos posts do blog
Organização pessoal: Quebra na rotina
Seção para reforçar o meu compromisso de manter a minha própria organização.
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Apesar de ter na descrição da newsletter a organização pessoal, ainda não tinha feito nenhum envio dedicado especificamente a este tópico. Geralmente falo muito de organização, mas sempre focando na parte profissional, que acredito ser igualmente importante. Porém, hoje quero falar sobre algo que acontece frequentemente comigo e talvez aconteça frequentemente com você também.
Já comentei no blog sobre como organizo a minha rotina: depois de ler "O poder do quando", decidi testar as sugestões para o meu cronotipo, que basicamente é o que define a rotina ideal de sono, descanso e alerta no período de 24 horas. E, caso tenha curiosidade para saber qual é o seu, você pode fazer esse teste.
Antes de iniciar essa nova rotina, estava com dificuldades para aproveitar o meu dia de uma forma geral. Me planejava para fazer algumas coisas durante o dia e terminava sempre com a sensação de não ter conseguido render o suficiente. Mas, a partir do momento que me organizei como o sugerido pelo livro, notei uma grande diferença no meu rendimento. Para deixar o meu exemplo mais palpável, posso dizer que quando segui à risca as sugestões postava no blog pelo menos 3 vezes por semana e não me parecia uma tarefa pesada.
Quero falar sobre a quebra na minha rotina, mas achei importante dar todo esse contexto antes de iniciar. Porque é importante deixar claro que eu sei como funciona o meu dia ideal. Eu sei como aumentar o meu rendimento e ter a real sensação de que estou fazendo algo com a minha vida. Mas também sei como é perder o ritmo e prejudicar diversas áreas, até que percebo que saí dos trilhos e me assusto com o tempo que perdi.
Da última vez, quando notei que tinha me perdido, percebi que estava há semanas comendo apenas delivery, não estava conseguindo ler todos os dias, tinha dificuldades para dormir e depois acordar no horário e perdi alguns compromissos que não gostaria de ter perdido. Até mesmo o que tinha planejado para estudar e escrever ficou parado.
Tentando traçar a linha do tempo, imagino que esse último desfoque se iniciou em setembro. Pela lista de livros que gostaria de ler esse ano, terminei de ler no início de novembro o livro de agosto. Sendo que os anteriores estavam em dia. Então posso concluir que passei pelo menos três meses com a rotina bem desorganizada e, consequentemente, sem noção de quantos dias se passaram assim. Obviamente ainda tem o fato de que estou recém começando a sair de casa e a quarentena é um período que afeta a noção de tempo, mas agora estou ciente e muito disposta a retomar.
Além de retomar a consciência para os meus dias, o passo seguinte incluiu retomar a rotina. Não apenas ajustando os meus horários, mas também adotando um estilo de vida mais saudável, sem muitos exageros. Nos últimos dias, essa retomada tem sido um sucesso. Espero que daqui a 15 dias eu possa contar tudo que estou fazendo com resultados positivos.
Falando sobre agilidade: Cadência de cerimônias
Uma seção para falar de agilidade, misturando teoria, prática e muitos questionamentos.
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Já falei em outra edição sobre ritmo sustentável e a relação direta com a rotina. Neste texto, comentei que marco as cerimônias já com recorrência, mas não especifiquei como faço a proposta de calendário para o time. Ao iniciar com um time com Scrum, gosto de apresentar uma tabela nesse formato:
A tabela apresenta a Sprint organizada em duas semanas e pode ser complementada com os timeboxes de cada cerimônia.
Timebox: intervalo de tempo definido para a duração da reunião.
Além de representar visualmente a organização, ter um momento para apresentar a estrutura e a cadência das Sprints dá previsibilidade. É o mesmo efeito de enviar convites com o que é esperado da reunião. O time entende o funcionamento geral do framework e consegue fazer a correlação com o dia a dia. Pode parecer uma informação simples para quem já está familiarizado, mas é extremamente útil para quem nunca trabalhou com o Scrum.
Como facilitador, o seu papel envolve remover os impedimentos. E a ansiedade para entender como o novo formato de trabalho vai funcionar pode ser um impedimento para o próprio time. Gosto de sempre preparar materiais simples para dar a maior visibilidade possível da organização de trabalho e também manter um local com esses acordos registrados. Esses registros podem ser feitos em qualquer ferramenta com a documentação do projeto, de preferência em um local familiar para o time, o que permite o acesso fácil e constante do processo.
Ao usar esse calendário, considere enviar as agendas das cerimônias como recorrências, para deixar os horários reservados e construir uma rotina junto ao time de forma mais natural.
Sobre gestão: Organização
Uma seção para compartilhar as minhas descobertas a respeito da gestão de pessoas. As referências usadas na seção estão aqui.
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A competência de hoje é útil mesmo quando não estamos na gestão de pessoas. Mas torna-se muito mais importante quando estamos responsáveis por um time e precisamos lidar com informações de pessoas, técnicas e de negócio sem nos perder.
No início da minha carreira, eu tinha a falsa impressão de que conseguia armazenar muitas informações na minha cabeça. Porém, depois de ter alguns dias cheios de reuniões, era visível que não me lembrava de nem metade do que precisava fazer. E isso foi piorando com o tempo. Por isso, gosto de ter um sistema para anotar todas as informações e geralmente uso um meio digital e um analógico.
Meio digital
Existem várias ferramentas para organizar as informações no dia a dia. Já experimentei algumas e as minhas favoritas são One Note, Notion e Coda. Sendo que as duas últimas são muito parecidas.
Dentro das ferramentas, geralmente organizo as atas e planos de ação de reuniões que estou participando. No momento estou utilizando um arquivo do Coda com a seguinte organização em alto nível:
Onboarding
Gestão do time
Reuniões
One on One's
Dentro de cada uma dessas páginas, tenho diversas subpáginas para organizar os assuntos. E, por mais que o one on one também faça parte da gestão do time, deixo essa categoria em separado porque o conteúdo inclui os momentos que tenho com o time e com a minha gestora.
Na página de reuniões, crio uma subpágina para cada reunião e, quando é uma recorrência, os registros ficam na mesma subpágina, organizados por data. É uma organização muito útil para manter os principais pontos da reunião e, principalmente, tarefas pendentes que são de minha responsabilidade para o próximo encontro.
Além dessas ferramentas, uso os favoritos do navegador para ter todos os links das ferramentas de trabalho sempre à mão e organizar os documentos que acesso constantemente na nuvem. Outra ajuda é a agenda, que tenho o costume de consultar sempre no início e no final do dia, para estar preparada para as próximas reuniões.
Meio analógico
Além de manter as informações catalogadas em ferramentas digitais, também faço uso de dois meios analógicos para organizar a minha lista de tarefas: post-its e cadernos. Os post-its contém itens que preciso relembrar constantemente. Exemplos incluem algum recado para passar ao time na Daily ou uma data importante que não quero deixar marcada apenas na agenda.
O caderno tem a minha lista de tarefas do dia. Gosto de listar todos os itens que preciso fazer e marcar cada um deles com caneta marca texto quando é concluído. Além de ter todas as tarefas em um único local, fico com uma sensação de trabalho cumprido muito maior ao marcar os itens dessa forma.
Note que mesmo marcando algumas tarefas no Coda, transfiro as minhas pendências para o caderno, para que tudo o que preciso fazer fique reunido em um único local.
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A organização é uma competência que pretendo explorar mais em alguns posts, falando das ferramentas que mencionei aqui de forma mais detalhada. Mas a mensagem geral que quero passar é que é muito importante ser organizado no seu dia a dia. Com a desorganização, perdemos informações valiosas e podemos prejudicar o time até mesmo sem perceber. Além disso, também é uma vantagem tirar o máximo possível de carga do nosso cérebro e nos apoiarmos em ferramentas para manter o trabalho organizado e leve.
Lista de leitura
Registro de todos os livros que li desde o último envio da newsletter. A lista completa de livros que prometi ler esse ano pode ser vista no post Lista de leitura 2021.
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Anne de Green Gables - Lucy Maud Montgomery
Livro de agosto que terminei só em novembro. Apesar disso, posso dizer que foi uma leitura muito gostosa. É um livro bom para quem procura uma história para ler com o coração leve e de forma despreocupada. Confesso que chorei um pouco em algumas partes, mas considero isso um ponto positivo. Estou bem ansiosa para ler os próximos livros da série.
Últimos posts do blog
Seção onde envio as atualizações do blog, sempre no estilo slow blogging.
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Newsletter
A primeira série da Trilha de Valor foi enviada durante 10 edições. Decidi compilar todos os textos em um único post para facilitar a leitura de quem gostaria de ler (ou reler) a seção completa. Espero que esse texto ajude mais pessoas a pensarem sobre as suas escolhas de carreira.
Mesmo tendo feito todo um anúncio a respeito da nova organização da newsletter, inventei de começar o envio da seção "Organização pessoal" na edição de hoje. Espero que eu consiga traduzir e manter as mudanças que tenho feito para reorganizar a minha rotina de forma consistente. Obrigada por ler até aqui.
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Por hoje é isso, boa quinzena!
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Imagem do preview de James Padolsey, via Unsplash