Olá,
Essa edição foi praticamente toda escrita durante a final da Champions, que atrasou o início. Atrasos acontecem, mas achei engraçado estar escrevendo sobre gestão do tempo e ver um evento daquele tamanho prejudicado pela falta de organização.
Não me considero a pessoa mais organizada do mundo, mas fazer uma boa gestão do tempo ajuda em diversas áreas, tanto na parte pessoal quanto na profissional. Então, para falar um pouco desse assunto tão amplo, trago textos sobre como a leitura me ajuda a gerenciar o meu tempo pessoal e a definição de timebox, que considero parte importante das minhas atividades profissionais.
Espero que seja útil e ajude quem precisa se organizar nessa questão.
Abraço,
Ingrid Machado
Nesta edição
🗒️ Organização pessoal: Leitura como âncora da rotina
🔁 Falando sobre agilidade: Timebox
👥 Sobre gestão: One on One
📚 Lista de leitura
💻 Últimos posts do blog
Organização pessoal: Leitura como âncora da rotina
Seção para reforçar o meu compromisso de manter a minha própria organização.
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Quando eu compartilhei a minha rotina perfeita, falei sobre o horário em que costumo ler e a minha briga com o vício no celular. Fazendo o acompanhamento mensal do planner e compartilhando aqui os motivos pelos quais o mês anterior foi como planejei ou não, fica claro a ligação com o quanto estou lendo.
Por mais que adapte cada dia de acordo com o horário que encerrei o trabalho, nada impacta tão negativamente o meu rendimento quanto não ler antes de dormir. Antes de ter esse hábito, eu costumava ficar no celular. Além de perder o horário de dormir várias vezes, o tempo de tela fazia eu demorar muito para pegar no sono. Com a leitura, já estou acostumada a fechar o livro, virar para o lado e dormir.
Outra vantagem da leitura na minha rotina veio quando aceitei os livros como uma forma genuína de entretenimento. Antes da pandemia, costumava ler apenas livros de não ficção. Ou seja, quando lia era somente para aprender alguma coisa, não para descansar ou me distrair.
Depois de entrar em um clube do livro em 2020, comecei a exercitar a leitura de ficção. De início, foi muito difícil: para terminar um livro, costumava ler a mesma página duas vezes, porque a cada virada de página parecia que eu esquecia tudo que tinha acabado de ler. Naquele ano, li 5 livros e é muito legal ver o quanto evoluí apenas mantendo o hábito de ler antes de dormir.
A leitura no final de semana também me ajuda a ficar longe do celular. Muitas vezes a opção de distração na quarentena foi ficar no Twitter e com a sensação de que o final de semana passou rápido demais. Para retomar a minha consciência da passagem do tempo, comecei a ler em qualquer horário do sábado ou do domingo, além de manter a leitura antes de dormir nesses dias também.
O que deixo no momento como regra é: nos dias úteis leio ficção e não ficção e nos finais de semana sempre priorizo ficção. Abro exceção apenas quando estou com alguma leitura atrasada dos clubes do livro de não ficção que participo.
Além de tudo o que falei aqui, a leitura me trouxe outros benefícios. Mas vou deixar para falar mais sobre isso em uma próxima edição.
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Sobre uso do planner no mês de maio: o susto de abril me ajudou a ser mais flexível com o meu planejamento. Aliás, flexibilidade é algo que tenho trabalhado nas últimas semanas e espero conseguir seguir feliz com esse exercício.
Voltando para o uso do planner, em maio eu finalmente consegui passar semanas fazendo tudo o que estava planejado na semana útil. Os finais de semana foram prejudicados com alguns testes que estou fazendo com as refeições para o meio da semana. Foram testes interessantes, mas não estou disposta a passar as noites de domingo cozinhando. Caso consiga encontrar um modelo que faça sentido com a minha rotina, posso compartilhar no futuro.
Também consegui avançar muito em um curso que tinha parado em abril e acredito que o exercício para junho vai ser reduzir o número de tarefas que eu preciso fazer diariamente. Quero aproveitar que estou me organizando no trabalho, para também ter mais tempo livre fora dele.
Falando sobre agilidade: Timebox
Uma seção para falar de agilidade, misturando teoria, prática e muitos questionamentos.
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Costumo falar em vários textos sobre timebox, mas acredito que nunca escrevi sobre a definição. Timebox é um intervalo de tempo. Se estamos falando de uma Sprint do Scrum, o timebox é contabilizado do primeiro ao último dia da Sprint. Se estamos falando de uma reunião, o timebox compreende do horário de início até o horário final.
O timebox no Scrum
O Scrum Guide exemplifica o framework com um timebox de um mês e distribui as cerimônias dentro desse timebox. Ou seja, para seguir o que o Scrum Guide define, uma das recomendações é seguir a duração das cerimônias, de acordo com o tamanho de Sprint definido. Para uma Sprint de um mês, temos o seguinte:
Planning: 8 horas
Daily: 15 minutos
Review: 4 horas
Retrospectiva: 3 horas
Mesmo trabalhando com Sprints que duram metade do tempo, costumo ter cerimônias com durações bem menores proporcionalmente, com exceção da Daily em que respeitamos os 15 minutos. Com o refinamento constante do Product Backlog e a evolução no entrosamento e maturidade do time, é comum atingir timeboxes cada vez menores sem prejuízo para o alinhamento e acompanhamento do trabalho do time.
Com o propósito da cerimônia predefinido, cabe ao Scrum Master guiar o time de forma que todos os timeboxes sejam respeitados ao mesmo tempo que o objetivo da cerimônia é atingido. Isso pode ser feito com o reforço da finalidade de cada cerimônia, o acompanhamento do escopo das discussões e a retomada do foco do time, quando necessário.
O timebox em reuniões
Como mencionei, o conceito de timebox não se limita às cerimônias do Scrum. Em qualquer reunião podemos acompanhar o horário de início e de fim para que ela seja o mais produtiva possível.
Por mais que eu ainda seja uma pessoa bem pontual, hoje em dia sou bem mais flexível com horários de reuniões. Principalmente quando são reuniões individuais. Mas, quando é uma agenda que envolve mais pessoas, costumo ser bem mais rígida com o timebox, principalmente para respeitar o tempo dos envolvidos.
Pensando também nesse respeito, é interessante considerar o cenário de reuniões que temos no momento. No formato remoto, é comum que várias agendas sejam marcadas coladas umas nas outras. Por isso, considerar um tempo de tolerância antes de iniciar o assunto da reunião é de grande ajuda para ter todos os participantes desde o início da discussão. Assim como prever intervalos quando a reunião for um pouco mais longa.
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Nos dois exemplos de timebox que listei aqui, o papel do facilitador é importante para manter as interações entre as pessoas produtivas e evitar que o trabalho se transforme em entrar e sair de reuniões.
Como facilitador, a nossa percepção do que é possível realizar em 15 minutos ou 1 hora muda. E essa mudança está diretamente ligada ao quanto nos dedicamos no planejamento e acompanhamento das atividades dentro do timebox.
Sobre gestão: One on One
Uma seção para compartilhar as minhas descobertas a respeito da gestão de pessoas. As referências usadas na seção estão aqui.
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Na Trilha de Valor #24 - Definições, comentei sobre a definição de gestor em que venho baseando os meus estudos. E, dentre os itens listados, estavam desenvolver as pessoas e se manter disponível. Eu uso o One on One (1:1) como o ponto central para esses dois itens, além de considerar que esse momento ajude na resolução dos problemas do time.
Objetivo do 1:1
Deixando claro o objetivo do 1:1, esse é um momento para entender como cada liderado do time está se sentindo no momento e como você pode ajudá-lo. É uma conversa individual, onde os pontos de discussão são geralmente elencados pelo liderado e pode ter diversas configurações de duração e frequência.
No time em que estou atualmente, tenho 1:1’s quinzenais de 30 minutos com todos do time, exceto pelo desenvolvedor júnior, com o qual conduzo 1:1’s semanais. Essa diferença na frequência existe para que eu possa ter um acompanhamento mais próximo da evolução dele dentro do time. Mas todos sabem que existe a abertura para cada um alterar a duração ou a frequência do seu 1:1, conforme acharem necessário.
Estrutura do 1:1
Diferentemente dos rituais conduzidos pelo gestor, o 1:1 é geralmente conduzido pelo liderado. Obviamente, o gestor inicia guiando as conversas, principalmente para situar quem nunca teve esse ritual na sua rotina de trabalho. Como alguém que gosta de falar bastante, eu preciso me controlar para não tomar conta do momento, seja falando sobre o trabalho ou desviando dos assuntos que estamos discutindo.
Quando o 1:1 não flui, é natural que quem está disponível para ouvir acabe tendo que falar um pouco mais. Então, caso o seu liderado não costume trazer tópicos ou seja um pouco monossilábico nos comentários, seguem sugestões de perguntas que podem fazer parte da estrutura geral do seu 1:1:
Como você está?
No que eu posso te ajudar?
A primeira pergunta geralmente é respondida com um “Estou bem e você?”, então respondo educadamente e reforço que gostaria de saber como realmente a pessoa está se sentindo, seja na vida pessoal ou profissional.
Esse é um ponto sensível, porque muitas pessoas não se sentem confortáveis de compartilhar sobre a vida pessoal. Seja porque ainda falta construir uma relação mais próxima ou somente porque não se sentem à vontade para compartilhar. O importante é deixar o espaço para ouvir sobre o que o liderado quiser trazer, sem forçar o compartilhamento de nada que o deixe desconfortável.
A segunda pergunta serve para reforçar a sua disponibilidade. Algumas pessoas podem entrar na reunião com uma lista de tópicos pronta. Mas outras precisam ser instigadas a pensar sobre o que você como gestor pode apoiar.
Com essas duas perguntas, já é possível ter uma boa conversa de 1:1 que foque no seu liderado.
Desenvolvendo as pessoas
Mesmo com o PDI, muitas conversas dos 1:1s expõem o que a pessoa realmente deseja para a carreira. Se o liderado trouxer o que gostaria de aprender ou algo que fosse diferente para estar mais satisfeito com a posição atual, aproveite esse momento para entender melhor os caminhos que cada um gostaria de trilhar.
Conforme você for estreitando as relações, pode ouvir até mesmo planos fora do time ou da empresa. Mas, como um bom gestor, só resta guiar cada um para o que for melhor.
Se mantendo disponível
Dentro do 1:1 as barreiras entre líder e liderado podem ser quebradas de forma muito natural. Se você é um gestor em um novo time, já deve ter pensado em como conseguir fazer um bom trabalho com as pessoas que você ainda não conhece. Por isso, além de ter conversas constantes com a equipe como um todo, mantenha conversas frequentes de 1:1.
Como sugeri na última edição, se prepare para essa agenda. Mesmo que seu liderado costume falar sobre assuntos rotineiros. Nem todo 1:1 vai ter pontos de atenção ou alguma coisa que você pode fazer para ajudar sinalizada, mas é a disponibilidade e a troca constante que vai passar a confiança necessária para que o time entenda que você realmente está disponível e pronto para quando for preciso.
Lista de leitura
Registro de todos os livros que li desde o último envio da newsletter. A lista completa de livros que prometi ler esse ano pode ser vista no post Lista de leitura 2022.
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Nove desconhecidos - Liane Moriarty
Apesar do livro de maio ser relativamente grande, li ele em pouco mais de uma semana. A história é bem envolvente e não consegui ler mais nada antes de terminar esse livro. Comecei a ver a série da Amazon Prime e no primeiro episódio já vi que é uma adaptação que vai valer a pena. Foram feitas várias mudanças na história e acho que não vai ser cansativo ver a série depois de ter lido o livro.
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Livro de maio do clube do livro das Mulheres de Produto. Infelizmente não consegui participar do encontro, mas só a leitura já serviu para me ajudar no momento que estou vivendo com o time. É um livro curto, direto ao ponto e com boas dicas para fazer um bom Discovery.
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Excepcionalmente, o clube do livro das Mulheres de Produto leu dois livros no mesmo mês. Esse é a continuação do “Product Discovery” e é igualmente curto e direto ao ponto.
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Na estrada com o ex - Beth O’Leary
Mais um livro da Beth O’Leary que eu não consigo descansar enquanto não termino de ler. Como os outros livros dela, a sinopse não entrega nem metade do que vamos encontrar. E, por mais que seja descrito como de romance e humor, muitos assuntos sérios são tratados no livro. É interessante ler com certa cautela por causa de várias situações pesadas que acontecem.
Últimos posts do blog
Seção onde envio as atualizações do blog, sempre no estilo slow blogging.
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Ainda encantada pelo Coda, sigo com posts semanais sobre a ferramenta.
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Ferramentas
Neste post, falo sobre como adicionar, formatar, filtrar e ordenar tabelas. Além disso, passo algumas dicas importantes sobre as ligações entre objetos do Coda e como alterações em uma tabela podem impactar outras tabelas e visões.
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O post de visões é praticamente uma continuação do conteúdo sobre tabelas. As visões são formas de apresentar dados de maneira mais amigável nos documentos e têm as tabelas como base. Além de listar as visões disponíveis, também mostro um exemplo de como criar uma visão de cartões a partir de uma tabela preexistente filtrada.
Há tempos não enviava uma edição com tantas seções. Mas foi uma daquelas em que começo a escrever e tudo sai com facilidade. Que esse ritmo se mantenha para os próximos conteúdos.
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Por hoje é isso, boa quinzena!
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Imagem do preview de Ocean Ng, via Unsplash